Электронные офисные системы

Cистемы управления корпоративным контентом

Archive for декабря, 2014

26 декабря
0Comments

EDSign: максимальное удобство электронной подписи

http://ecm.ict-online.ru/news/n113621/

Все больше российских компаний – как крупные корпорации, так и SMB-сегмент — предпочитают электронный документооборот традиционному. Однако при использовании СЭД время от времени возникают спорные моменты, связанные с процедурой применения некоторых ее инструментов — в частности, электронной подписи. Большинство подобных затруднений смогла разрешить компания ЭОС, выпустив в 2009 году решение EDSign – программную надстройку для продуктов Microsoft Office, которая, по сути, в электронном виде дублирует весь регламент прохождения «бумажной» подписи документа. Сегодня EDSign активно используется в самых различных компаниях и организациях и рекомендовано производителем для любых систем автоматизации документооборота. При этом электронная подпись, сделанная с помощью решения ЭОС, имеет юридическую силу и защищена средствами криптографии.

Об электронной подписи

Согласно федеральному закону от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи», электронная подпись, или электронная цифровая подпись (ЭЦП) — это «информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию». По сути, это информационный объект, полученный при помощи криптографического преобразования информации и содержащий набор реквизитов, позволяющих идентифицировать владельца подписи и убедиться в достоверности документа.

Если еще проще, то ЭЦП — фактически аналог обычной «собственноручной» подписи, сопровождающей документ. Как и другие элементы СЭД, использование электронной подписи позволяет существенно экономить время прохождения документа через инстанции. Допустим, раньше в территориально-распределенной компании, чтобы подписать документ у директора, находящегося в центральном офисе, использовали услуги курьеров. Понятно, что даже пределах одного города, в условиях уличных пробок, этот процесс мог занять несколько часов. Отсюда можно сделать вывод, что процедура согласования даже электронного документа с «бумажной» подписью удобна благодаря устоявшемуся алгоритму (создание, рассылка, сканирование и печать и т. д.), но не всегда достаточно оперативна. При использовании ЭЦП подписание документа занимает считанные минуты независимо от расстояния.

Другим немаловажным преимуществом правильно оформленной ЭЦП является то, что подделать ее очень сложно. ЭЦП защищена наличием квалифицированного сертификата, выданного удостоверяющим центром, и ключевой пары (закрытый ключ для шифрования и открытый — для проверки подлинности), а также системы проверки статуса сертификата. А вот подлинность «собственноручной» подписи, если возникнет такая необходимость, подтвердить может только эксперт-почерковед.

Приведенные факты дают основание рассматривать ЭЦП как надежный инструмент, который позволяет как установить авторство, так и подтвердить целостность любых данных в электронном виде. Использование электронной подписи исключает, например, возможность искажения или изменения документа после его подписания. Область применения ЭЦП сегодня распространяется далеко за пределы обычного подписания документа — это и процесс согласования электронных документов (в том числе несколькими организациями), и ведение деловой переписки, и даже подпись компьютерных программ.

Добавим, что постепенно решается проблема законодательного регулирования использования ЭЦП. Так, одновременно с упоминаемым ранее Федеральным законом № 63-ФЗ был принят Федеральный закон от 6 апреля 2011 № 65-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об электронной подписи», который в большой мере устраняет пробелы правового урегулирования ЭЦП, приводя законодательные акты в соответствие с новым законодательством.

EDSign – простота и наглядность

Важной технологической инновацией в области ЭП стало появление продукта компании ЭОС — программной надстройки EDSign для офисных инструментов Microsoft Excel и Microsoft Word, которая не только обеспечивает возможности подписания документа с помощью электронной подписи, но и делает этот процесс максимально наглядным, а работу с документом максимально приближенной к привычной работе с бумажными документами. Ведь никаких дополнительных приложений — ничего, кроме, собственно, Word или Excel — для работы с документом пользователю не потребуется.

Дело в том, что на практике проверка отсутствия изменений в документе с момента его подписания вызывала некоторые затруднения, связанные с невозможностью выполнения привычной процедуры добавления дополнительной информации в уже подписанный документ – даты подписания, регистрационного номера, и т. п. В EDSign предусмотрено удобное решение этой задачи: в тексте подписываемого документа можно создать необходимое количество дополнительных полей, информация в которые может быть внесена в любой момент, в том числе и после первого подписания документа. При этом дополнительные поля вставки также подписываются соответствующей электронной подписью. Это гарантия того, что содержимое дополнительных полей точно соответствует информации, внесенной в эти поля обладателем соответствующего сертификата электронной подписи.

Кроме того, EDSign позволяет собрать на документе несколько подписей в строго определенном порядке, что делает возможным совместную работу над документом без использования систем документооборота. Порядок подписания задается внутри самого документа.

Удобное редактирование полей вставки EDSign обеспечивает легкое и удобное заполнение различных анкет, договоров и других документов в электронном виде с фиксированным набором полей.

Таким образом, EDSign позволяет реализовать работу с электронными подписями в соответствии со сложившимися привычными процедурами обработки бумажных документов с «собственноручными» подписями, сохраняя преимущества работы с электронными документами. Результатом станет удобство с одной стороны, а с другой — повышение скорости и надежности в сочетании со снижением затрат.

Преимущества EDSign

Первая версия EDSign появилась в 2009 году, и со временем решение ЭОС нашло применение во многих компаниях самых разных отраслей деятельности: коммерческих организаций, региональных и федеральных органов исполнительной власти. Разработчики и пользователи EDSign выделяют несколько преимуществ надстройки.

Преимущества EDSign

Подписать электронный документ так же легко, как бумажный. Привычная логика подписания и регистрации. Процедуры обработки и подписания документов с помощью EDSign будут такими же, как для бумажных документов. EDSign позволяет вносить в документ информацию, не разрушая подпись, и дает возможность устанавливать последовательность подписания.

Юридическая значимость в соответствии с ФЗ-63 об электронной подписи. Благодаря этому документ становится равнозначным бумажному. Программа позволяет подписывать электронные документы усиленной, в том числе и квалифицированной, электронной подписью.

Визуальное отображение в документе атрибутов. Можно добавлять при подписании в документ факсимиле, текст и другую информацию. Электронный документ, подписанный электронной подписью, может выглядеть так же, как его бумажный аналог.

Привычный интерфейс MS Word и MS Excel. Просмотр документов с подписями на любом устройстве. Подписанные файлы остаются файлами MS Word (Excel) и могут просматриваться стандартными средствами. Подписи являются отсоединенными, хранятся в контейнере Open XML в соответствии со стандартом XML-DSIG. Проверка подписей возможна не только с помощью программы EDSign, но и в онлайн-режиме через Интернет.

Согласование электронных документов. EDSign позволяет реализовывать регламенты визирования/подписания документов определенного вида вне зависимости от способа совместной работы (система документооборота, электронная почта и т.п.).

Сходства и отличия электронной и бумажной подписей

Эксперты в области СЭД сетуют на то, что основной причиной медленного роста популярности ЭП является недоверие пользователей к средствам электронного документооборота и отсутствие должной практики применения, которая могла бы сформировать адекватное отношение к ЭЦП. Если разобраться, процедура постановки электронной подписи, кроме рабочей среды, ничем не отличается от процедуры постановки подписи бумажной. Зато электронный обмен документами имеет значительные преимущества перед обычным: удешевляет процедуру подготовки, доставки, учета и хранения документов, повышает конфиденциальность и безопасность обмена, значительно сокращает время движения документов.

В обычном бумажном документе, готовом для подписания, имеются специальные пустые поля: для подписи, регистрационного номера и даты, иного текста. Достаточно часто подписи сопровождаются соответствующей датой. Также встречается сокращение М.П., которым обозначается то место, куда нужно поставить печать организации. Эти реквизиты документа можно разделить на три типа: текстовые (регистрационные номера и даты подписания документа, ФИО подписывающих лиц и их реквизиты, другие подобные тексты), графические (факсимиле собственноручных подписей, изображения печатей штампов и т. п.) и даты (текущие даты подписи или оформления и т.п., в частности, дата регистрации).

Поля вставки ЭЦП в EDSign

Чтобы перенести этот процесс на электронный документ, нужно предусмотреть возможность вставить в него данные для перечисленных выше полей. Значения в этих полях появляются только в момент подписания и оформления документа. Любое действие, совершаемое человеком, означает подписание им документа посредством механизма электронной подписи. В результате первоначальный текст документа вместе со ссылкой на будущее значение и значение поля, поставленное в момент нанесения электронной подписи, будут ею же и защищены. Когда будут ставиться соответствующие электронные подписи, будут появляться и значения этих полей. Таким образом, человек будет представлять себе электронный документ на любой стадии его подписания так же, как бумажный. Более того, электронная подпись позволяет идентифицировать не только того, кто заполнял поле графического изображения собственноручной подписи, но и любого человека, вносившего значения в другие поля, например, регистрировавшего документ, ставившего печать и т. п.

Документ EDSign хранится в формате присоединенной электронной подписи. Данный формат обеспечивает хранение исходного текста документа и всех его электронных подписей в одном файле. Если продолжить аналогию с бумажным документом, то это будет соответствовать тому, что вместе прошиты все страницы документа и что все они скреплены каждой из электронных подписей документа.

Начало работы с EDSign

В общих чертах, работа с EDSign реализована так, чтобы быть понятной любому человеку, даже имеющему общие представления об офисных программах.

Например, при регистрации документа подготовленный по соответствующему шаблону документ направляется на подписание. Адресат ставит подпись: выделяет поля подписи, кликает на значке «Подписать».

Документ, направленный на подписание в EDSign

Далее документ отправляется регистратору, который, так же используя интуитивный интерфейс, указывает регистрационный номер, дату, другие данные в соответствующих полях, удостоверяет их своим собственным сертификатом (это не отображается в документе).

Документ, подписанный в EDSign

Таким образом, любой специалист, открывший документ на том же MS Word, увидит на нем подпись и регистрационные данные, сможет убедиться в их подлинности.

Проверка подписи возможна прямо в программе MS Word, если у пользователя также внедрена надстройка EDSign: для этого достаточно открыть вкладку «Обзор документа», и в левой части экрана раскроется перечень всех ЭЦП, присутствующих в документе, и их параметры.

Перечень всех ЭП, присутствующих в документе, в EDSign

С помощью подобных же процедур осуществляется подписание договора несколькими сторонами. Пользователь вводит параметры подписания и закрепляет их электронной подписью. Параметры отображаются в соответствующих полях документа.

Параметры подписания в EDSign

То же происходит с остальными атрибутами — например, полем «Дата».

Атрибуты поля «Дата» в EDSign

Наконец, обе стороны проставляют факсимиле подписи, которое можно воспроизвести прямо в программе.

Факсимиле подписи в EDSign

Настройка EDSign 

Надстройка EDSign имеет ряд регулируемых параметров, которые отображены в окне настроек. «Общие» настройки и закладка «Вид» предназначены для сохранения различных пользовательских настроек — таких как размер факсимиле, формат даты, стиль документа и т. д.

Окно настроек в EDSign

Закладка «Подписание» позволяет выполнить настройки процедуры подписания документа — ввода необходимых атрибутов. Например, в поле «Сертификат по умолчанию» с помощью соответствующих кнопок можно указать сертификат, который будет использоваться по умолчанию для подписания с этого компьютера, или, соответственно, сбросить указанный ранее сертификат. Здесь же устанавливается источник для получения факсимиле, параметр ввода подписи.

Закладка «Настройки КАРМА» — настройка параметров криптографического сервиса КАРМА: путь к исполняемому файлу, режим протоколирования и т. д.

Закладка «Редактирование» — установка разрешения редактирования документа и сохранения истории редактирования.

Практикум: подписание документа EDSign 

1. Откройте подготовленный вами шаблон «Бланк заявления на очередной отпуск.docx».

2. Двойным щелчком по полю «Должность сотрудника в р.п.» вызовите область для ввода текста. Заполните поле. Для выхода из режима ввода кликните мышкой в произвольное место рабочей области. Таким же образом заполните поля «Фамилия И.О. сотрудника в р.п.», «Количество дней» и «ФИО».

3. Перейдите к полям «1й день отпуска» и «Последний день отпуска». Двойным щелчком вызовите календарь, на котором укажите необходимые даты.

4. На вкладке EDSign в панели пользователя нажмите «Подписать». Выберите сертификат в появившемся окне «Выбор сертификата». Нажмите «Ок».

Появится окно «Ввод общих параметров подписания». Нажмите «Подписать».

5. В открывшемся окне «Графическая подпись» вам предлагается сделать изображение самостоятельно. Это можно сделать при помощи мыши или графического планшета. Так же можно загрузить файл изображения, воспользовавшись кнопкой «Открыть».

Результатом ваших действий будет подписанный документ.

Резюме

Еще раз напомним, что EDSign подходит для любых систем автоматизации документооборота, в которых редактирование и просмотр текстов происходят в Microsoft Word/Excel. Кроме того, EDSign можно использовать и вне любой СЭД на отдельных компьютерах. Программа актуальна для территориально-распределенных компаний, для компаний, имеющих большое количество партнеров или активно участвующих в тендерах — везде, где нужен быстрый обмен подписанными документами.

25 декабря
0Comments

ЕСЭД Республики Дагестан на базе СЭД «ДЕЛО»

http://ict-online.ru/projects/p113477/

В органах исполнительной власти и органах местного самоуправления Республики Дагестан с 4-го квартала 2013 года проводится внедрение Единой межведомственной системы электронного документооборота Республики Дагестан (ЕСЭД РД). Основой ЕСЭД РД стала флагманская разработка компании ЭОС — СЭД «ДЕЛО». На 1 декабря 2014 года к системе были подключены 28 органов исполнительной власти, администрации 10 городских округов, администрации 42 муниципальных районов.

О заказчике

Министерство связи и телекоммуникаций Республики Дагестан — орган исполнительной власти Республики Дагестан, реализующий в пределах своей компетенции государственную политику в сфере связи, информатизации и развития телекоммуникационных сетей. В числе полномочий Министерства — организация работы по формированию и развитию единой информационно-технологической инфраструктуры Республики Дагестан, участие в создании комплекса информационных систем органов исполнительной власти и местного самоуправления муниципальных образований Республики Дагестан, координация работ по формированию информационно-телекоммуникационной инфраструктуры электронного правительства Республики Дагестан.

Об исполнителях

Компания ЭОС является признанным лидером на рынке систем автоматизации документооборота и делопроизводства. ЭОС работает на рынке с 1994 года. Современные системы управления корпоративным контентом, созданные ЭОС, обеспечивают оперативную работу с документами, информацией и знаниями, а также управление взаимодействием пользователей. В настоящее время программные продукты ЭОС используют около 6 тыс. клиентов, а общее число установленных рабочих мест составляет более 550 тыс.

Сертифицированный партнер ЭОС в Республике Дагестан Группа Компаний Bevolex («Беволекс»), соисполнитель проекта, оказывает ИТ-услуги во многих регионах России и за рубежом. Работая на рынке с 1999 года, ГК «Беволекс» имеет большой опыт разработки и внедрения различных ИТ-решений.

Предпосылки проекта

Как рассказал начальник Управления развития электронного правительства Министерства связи и телекоммуникаций Республики Дагестан Аскандар Магомедов, нормативно-правовой базой для создания Единой межведомственной системы электронного документооборота Республики Дагестан (ЕСЭД РД) стали следующие документы:

  • Федеральный закон от 27.07.2006г. №149-ФЗ. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
  • Распоряжение Правительства РФ «О государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020г.г.)»;
  • Постановление Правительства РД от 10.02.2014г. №44«О межведомственном электронном документообороте»;
  • Постановление Правительства РД от 30.06.2014г. №300 «О ходе внедрения системы электронного документооборота в ОГВ Республики Дагестан»;
  • Постановление Правительства РД08.08.2014г. №365«О реализации приоритетных проектов развития Республики Дагестан в 2014 году».

СЭД «ДЕЛО», выбранная для создания ЕСЭД Республики Дагестан, на протяжении многих лет успешно эксплуатируется в различных государственных и коммерческих структурах. Так, в госсекторе пользователями СЭД «ДЕЛО» являются федеральные министерства и ведомства, региональные правительства, администрации, законодательные органы, а также сотни муниципалитетов по всей территории России. Крупные проекты по автоматизации документооборота реализуются в администрациях Калининграда, Ставрополя, Азова, Благовещенска, Ростова-на-Дону, Норильска, Тольятти, Подольска, Вологды (см. проект раздела «ЭОС» от 20 ноября 2014 г.) и многих других.

«Мы изначально искали решение, которое способно вырасти в большую Единую систему для всех органов власти. СЭД «ДЕЛО» соответствовала нашим требованиям. Мы взяли у ЭОС безлимитную лицензию на это решение, чтобы в последующем подключать все органы власти к системе, не тратя деньги на закупку дополнительных лицензий», — пояснил Аскандар Магомедов.

Начальник Управления развития электронного правительства Министерства связи и телекоммуникаций Республики Дагестан Аскандар Магомедов

Ход проекта

В соответствии с заключенным Министерством связи и телекоммуникаций Республики Дагестан и ЭОС единым контрактом на закупку и внедрение системы внедрение СЭД «ДЕЛО» началось в 4-м квартале 2013 года.

Создание ЕСЭД РД проводится в несколько этапов. Так, в 2013-2014 годах внедрение ЕСЭД проходило в Администрации Главы и Правительства РД и органах исполнительной власти РД. «При внедрении системы мы начинаем автоматизацию не с канцелярий, как это часто делается, а развертываем ее сразу на всех местах, включая рабочие места руководства. С помощью партнеров ЭОС на первом этапе проводилось обучение на местах 1,5 тыс. пользователей», — рассказывает Аскандар Магомедов.

2014 год также ознаменовался внедрением ЕСЭД в Народном собрании РД, Конституционном суде РД, Счетной палате РД, Избирательной комиссии РД, в Администрациях городских округов и муниципальных районов Республики Дагестан.«В этом году нам не приходится закупать систему, мы заключили контракт с местными партнерами ЭОС только на обучение 1,2 тыс. сотрудников муниципальных образований и установку уже имеющего ПО на местах. Кроме того, 3 человека из нашего Министерства продолжают образование ранее обученных пользователей ЕСЭД, добавляют в систему новых пользователей, ведут справочники», — говорит Аскандар Магомедов.

Таким образом, до конца 2014 года к ЕСЭД РД будут подключены следующие органы Республики Дагестан: Администрация Главы и Правительства, Народное собрание, Счетная палата, Избирательная комиссия, а также все 30 органов исполнительной власти, администрации всех 10 городских округов и всех 42 муниципальных районов. С 1 января 2015 года будет обеспечена возможность оперативного обмена документами между этими органами власти в безбумажном виде.

Согласно планам, в 2015-2020 годах внедрение ЕСЭД охватит органы местного самоуправления РД, подведомственные государственные учреждения РД.

Сетевой график внедрения ЕСЭД в Республике Дагестан

ЕСЭД РД развернута как «облачный» сервис – доступ к нему открыт через web-интерфейс (sed.e-dag.ru). Каждому пользователю системы создается виртуальный кабинет, где он получает документы (поручения), рассматривает их, исполняет или перепоручает их, контролирует исполнение данных ему поручений и\или поручений, данных им своим подчиненным. «База документов единая, справочники, как я уже сказал, ведем мы сами, органы власти подключаемк системе удаленно по защищенным каналам связи. «Толстым клиентом» пользуются только регистраторы. При таком подходе скорость внедрения в разы увеличивается: на местах требуется только наличия компьютера и подключения. Мы выбрали эту схему, потому что не везде есть квалифицированные специалисты, способные обслуживать серверы,каналы связи, особенно в горных районах», — сообщает Аскандар Магомедов.

ЕСЭД РД — «облачный» сервис

Кроме того, для руководителей разработано мобильное приложение «Портфель РД» для iPad, где руководитель ведомства всегда может получать документы, где бы он ни был, создавать резолюции, рассматривать и подписывать документы, отправлять поручения и назначать исполнителей. Система разрабатывалась партнерами ЭОС согласно требованиям Министерства связи и телекоммуникаций РД.

Для ведения online-мониторинга активности органов власти по работе в ЕСЭД Министерство связи и телекоммуникаций РД использует специальный сайт (analytics.e-dag.ru), где ежедневно публикуются количество документов и резолюций, зарегистрированных в ЕСЭД, соотношение количества документов и наложенных на них резолюций в ЕСЭД по месяцам, а также рейтинг активности работы органов исполнительной власти, администраций городских округов и муниципальных районов РД по работе в ЕСЭД. Для того, чтобы работа того или иного образования была оценена положительно, активности в системе должны совершать не менее 50 % его сотрудников. Никто не хочет отставать, когда динамика выложена на сайт и всем видна, уверяет Аскандар Магомедов.

Итоги проекта

К настоящему времени на основе СЭД «ДЕЛО» создана единая база для всех органов исполнительной власти и органов местного самоуправления Республики Дагестан, организовано межведомственное взаимодействие сотрудников госаппарата.

На 1 декабря 2014 года к ЕСЭД «ДЕЛО» подключены 28 органов исполнительной власти РД, администрации 10 городских округов РД, администрации 42 муниципальных районов РД – в общей сложности более 300 автоматизированных рабочих мест регистраторов, порядка 160 – руководителей (министров, заместителей министров, глав городских округов и муниципальных районов), более 3,5 тыс. пользователей работают через «тонкий клиент» — «Дело-WEB».

Количество пользователей ЕСЭД РД

В едином хранилище ЕСЭД РД находятся более 236 тыс. документов, более 300 тыс. резолюций, общий объем информации превысил 250 Гб. Ежедневно в системе регистрируются около 1,2 тыс. новых документов и около 1,5 тыс.резолюций.

Количество данных в ЕСЭД РД

«Создание единого электронного пространства на уровне всей Республики позволяет направить материальные ресурсы на развитие единого решения, а значит, использовать их более эффективно», — подчеркивает Аскандар Магомедов. Сейчас специалисты Министерства связи и телекоммуникаций РД налаживают сервер ЭЦП, чтоб в ближайшем будущем перейти к юридически значимому документообороту в безбумажном виде.

Комментирует генеральный директор ООО «ЭОС Софт» Андрей Козлов:

«Проект в Дагестане занимает одно из значимых мест среди всех внедрений продуктов ЭОС в государственном секторе – как по количеству организаций-участников, так и по числу пользователей. Успех проектов по созданию единых систем межведомственного электронного документооборота в масштабах субъекта Российской Федерации, особенно с подключением муниципального уровня, зависит не только от качества внедряемых продуктов и решений, но и – в значительной степени – от позиции заказчика, его настроенности на серьезную работу и конструктивное сотрудничество с вендором.

Министерство связи и телекоммуникаций Республики Дагестан в качестве органа, ответственного за проект, с самого начала системно подошло к внедрению региональной СЭД. Это выразилось в создании необходимой нормативной базы (правовых актов Правительства РД о внедрении СЭД и межведомственном электронном документообороте), а также в четком видении перспектив.

Реализация такого масштабного проекта в сжатые сроки стала возможной благодаря полному взаимопониманию между представителями заказчика и группой внедрения (специалистами ЭОС, нашего регионального партнера ГК «Беволекс» и партнерской команды из Ставрополя). Мы уверены, что все поставленные задачи будут решены, а Единая межведомственная система электронного документооборота в органах исполнительной власти и органах местного самоуправления Республики Дагестан станет эффективным инструментом управления регионом».

22 декабря
0Comments

Подтверждена совместимость систем Рутокен и КАРМА

По итогам проведенных специалистами ООО «ЭОС (Софт)» и ЗАО «Актив-софт» испытаний подтверждена совместимость и корректность работы различных моделей электронных идентификаторов Рутокен (производитель – ЗАО «Актив-софт») с системой криптографического обеспечения «КАРМА» (разработка ЭОС). Основные продукты ЭОС – СЭД «ДЕЛО», ECM-система eDocLibEOS for SharePoint и другие также совместимы с идентификаторами Рутокен. Результатом испытаний стало подписание данными компаниями «Сертификата совместимости электронных идентификаторов Рутокен и ПО «КАРМА».

Напомним, что система криптографического обеспечения «КАРМА» предназначена для реализации в прикладном программном обеспечении функций криптографической защиты информации – электронной подписи документов (ЭП) и шифрования. «КАРМА» может использоваться практически в любых системах различного уровня и назначения, нуждающихся в использовании средств ЭП и шифрования (системах документооборота и ECM-системах, электронных архивах, BPM, ERP и других системах автоматизации).

«КАРМА» не требует специфических знаний по криптографии, учитывает отечественные обычаи делового оборота. Пользователь работает с ЭП через интуитивно понятный интерфейс непосредственно из проводника Windows.

Ознакомиться с сертификатом можно здесь

18 декабря
0Comments

«АРХИВНОЕ ДЕЛО»

http://www.eos.ru/eos_products/eos_archive_delo/

«АРХИВНОЕ ДЕЛО» — система автоматизации учета документов архивного фонда. Это тиражируемый, «коробочный» продукт, реализующий функции архива организации, а также функции делопроизводственных служб в части формирования и оформления дел.

Система полностью соответствует требованиям действующих стандартов формирования и ведения документов архивного фонда, а также правилам и сложившимся практика делопроизводства и архивного дела. В ней гибко настраиваются классификация дел и рубрикация документов. Формируются отчетные формы, утвержденных Росархивом. При наличии большого объема бумажных документов, переводимых в электронный вид используется опции «Поточное сканирование», обеспечивающая автоматическую обработку сканируемых документов, прикрепление к соответствующим регистрационным карточкам и, при необходимости, распознавание текста документа. По средствам опции может быть реализована возможность извлечения значимых параметров (например дат, сумм, наименований, авторов и т.п.) из текста документа. «АРХИВНОЕ ДЕЛО» построено на основе действующей законодательной и нормативно-правовой базы по делопроизводству и архивному делу. В системе соблюдаются традиционные правила работы отечественных архивов.

Скачать демо-версию и документацию

Цена http://www.eos.ru/eos_products/price_RF/arhivdeloRF.php

18 декабря
0Comments

«КАРМА»

http://www.eos.ru/eos_products/eos_karma/

Система криптографического обеспечения «КАРМА» предназначена для реализации в прикладном программном обеспечении функций криптографической защиты информации — применения электронной подписи документов (ЭП) и шифрования, в том числе и в юридически значимом электронном документообороте.

Система может использоваться и непосредственно пользователем MS Windows для подписи и шифрования файлов в проводнике MS Windows. Главным достоинством является то, что она берет на себя сложные и требующие определенных знаний и квалификации функции общения со средствами криптографической защиты информации (СКЗИ) и хранилищами сертификатов. «КАРМА» — простая в управлении, многофункциональная система. Она может не только работать с ЭП и сертификатами, но и шифровать и расшифровывать данные, добавлять в состав подписи графические изображения. Уникальная особенность системы — возможность добавления в состав электронной подписи факсимиле — изображения собственноручной подписи. «КАРМА» дает возможность ввода изображения печатей и штампов, позволяет создать рукописный «стикер» к электронному документу, быстро и надежно дополняет любую прикладную систему средствами электронной подписи и шифрования.

Скачать временную версию http://www.eos.ru/eos_products/eos_karma/versiya.php
Цена http://www.eos.ru/eos_products/price_RF/karmaRF.php

18 декабря
0Comments

EDSIGN

http://www.eos.ru/eos_products/eos_edsign/

Программа EDSIGN для Microsoft Word и Excel позволяет создавать электронные подписи на электронных документах (ЭД), аналогично подписанию документа на бумажном носителе. Процедуры обработки и подписания ЭД с помощью EDSIGN будут такими же, как для бумажных документов.

Возможности:
-Юридическая значимость в соответствии с ФЗ-63 об электронной подписи
-Визуальное отображение в документе атрибутов подписания бумажного документа таких как факсимиле, штамп или скан собственноручной подписи
-EDSIGN осуществляет подписания в привычном интерфейсе MS Word и MS Excel
-Привычная логика подписания и регистрации
-Просмотр документов с подписями на любом устройстве
-Согласование электронных документов

EDSIGN целесообразно использовать везде, где требуется подписывать и оформлять электронные документы. С помощью EDSIGN можно подписывать практически любые тексты. Программа способна заменить бумажный документооборот электронным без потери качества и изменения сложившихся бизнес-процессов. Процесс подписания ЭД прост и нагляден, он осуществляется в привычном интерфейсе текстового редактора Microsoft Word (Excel). EDSIGN можно использовать и вне любой СЭД на отдельных компьютерах. Документы с подписями, созданными с помощью EDSIGN, пригодны для юридически значимого документооборота, поскольку такие подписи будут эквивалентны собственноручным подписям лиц, сделавших их в электронной форме.

Цена http://www.eos.ru/eos_products/price_RF/EDSIGN.php

18 декабря
0Comments

«Приемная Руководителя»

http://www.eos.ru/eos_products/eos_priemnaya/

«Приемная Руководителя» предназначена для организации работы Приемной в части планирования и организации мероприятий с участием руководителя, а также учета визитов посетителей и поступивших звонков.

Основные функции:

Формирование и ведение плана мероприятий
-Формирование плана мероприятий
-Наглядное представление списка мероприятий. Дополнительная информация к мероприятиям – электронная почта, файлы, мультимедиа
-Взаимодействие руководителя и помощников в системе

Оповещения и справочная информация
-Оповещения о предстоящих мероприятиях
-Поручения помощникам и контроль их исполнения по мероприятиям
-Оперативная информация о посетителе( позвонившем)
-Календарь дней рождений, оповещения о датах и юбилея

Поиск и статистика
-Поиск информации по плану мероприятий, посетителям, звонкам
-Статистика по мероприятиям, посетителям, звонкам

Скачать демо-версию и документацию
http://www.eos.ru/eos_products/eos_priemnaya/scach_demo.php

Цена  http://www.eos.ru/eos_products/price_RF/License_Pr_Ruk.php

18 декабря
0Comments

ЕСM-система eDocLib

http://www.eos.ru/eos_products/eos_eDocLib/

ЕСМ-система eDocLib обеспечивает переход от разрозненных информационных систем, бумажных архивов и файловых «помоек» к единому, надежному и упорядоченному хранилищу информации. Внедрение решения выявляет «узкие места» в информационных потоках и повышает эффективность работы сотрудников и подразделений.
Возможности системы:

— Быстрый поиск по всем видам файлов
Система eDocLib позволяет структурировать данные по рубрикаторам, снабдить дополнительными атрибутамии, обеспечить возможности поиска по информации, превосходящие по функциональным возможностям Яндекс и Google.

— Наглядное представление результатов
Каждый из элементов на экране eDocLib можно перемесnить в любое удобное положение Часто используемые элементы можно добавить и разместить на самом удобном месте, неиспользуемые – «спрятать» или удалить.

— Доступ через Интернет и с мобильных устройств
Доступ к данным может осуществляться с любого компьютера, подключенного к внутренней сети либо через Интернет. Для работы с планшетных и мобильных устройств разработаны специализированные приложения.

— Поточное сканирование
Для перевода в электронный вид бумажных документов предусмотрена возможность поточного сканирования документови загрузки электронных образов документов в систему.

— Извлечение значимых данных из неструктурированного текста
Применяемая технология Data Capture позволяет извлечь из неструктурированного текста значимые элементы (наименования, даты, суммы) и автоматически заполнить соответствующие поля. И значительно сократить время на загрузку данных в систему.

— Аналитические отчеты
Подготовка аналитических материалов и их представление ( в виде Adobe PDF, Microsoft Excel или World).

Демо-сайт eDoclib

Скачать демо-версию и документацию 

Цена 

18 декабря
0Comments

Приложение iEOS

http://www.eos.ru/eos_products/eosmobileapps/ieos.php

Приложение iEOS предназначено для обеспечения взаимодействия пользователей с СЭД компании ЭОС посредством iPad.  Три основных режима работы: рассмотрение, согласование и подписание документов

Согласование/ Подписание
— Ознакомление с реквизитами проекта документа
— Выбор типа визы
— Утверждение документа
— Формирование замечаний к документу в т. ч. голосовых, текстовых и графических

Поручения
— Ознакомление с реквизитами документа и поручениями по нему
— Утверждение проекта резолюции (выбор исполнителей, срока исполнения, текста из подготовленных списков и т. д.)
— Создание инициативных поручений

Отчеты
— Подписка на отчеты по вынесенным поручениям
— Контроль исполнения поручений
— Создание отчетов по поручениям

Также
— Удобный переход между документами, комментариями и оформлением своих решений
— Работа с документами самостоятельно или с помощью помощника
— Хранение обработанных документов
— Поиск и гибкая система группировки документов
— Синхронизация основных операций (утверждение резолюции, согласование и подписание документа) с СЭД/ECM – системой
— Поддержка форматов pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx.

Электронная подпись
— Применяется при рассмотрении, согласовании, подписании и работе с инициативными поручениями
— Усиленная квалифицированная подпись
— Нет привязки к версии iOS
— СКЗИ от Алладин: ГОСТ Р 34.11-94, ГОСТ Р 34.10-2001.
Состав решения: 1. Ридер 2. Smart-карта (хранит криптографический ключ и сертификат)
— Канал защиты информации: TLS/SSL

Приложение работает в двух режимах: online и offline (все решения по документам будут автоматически переданы в СЭД при восстановлении доступа к сети).

Безопасность
Обеспечение безопасности данных: защищенное соединение с сервером по протоколу HTTPS

Скачать https://itunes.apple.com/ru/app/ieos-2/id670213346?mt=8
Цена http://www.eos.ru/eos_products/price_RF/mobileappsRF.php

 

18 декабря
0Comments

В Алтайском крае СЭД «ДЕЛО» стала уникальной информационной базой для государственных и муниципальных служащих

Система электронного документооборота «ДЕЛО» является самым распространенным решением для построения единых СЭД органов исполнительной власти в субъектах Российской Федерации. Одним из первых регионов, начавших внедрение СЭД «ДЕЛО», является Алтайский край. С начала 2000-х годов здесь реализуются проекты по автоматизации управления документами в органах власти и местного самоуправления, и на сегодняшней день в рамках единой СЭД во властных структурах территории сформировано общее документационное пространство. Поставщиком программного обеспечения и исполнителем проекта по созданию Единой системы электронного документооборота Администрации Алтайского края и органов исполнительной власти Алтайского края (ЕСЭД) является «КС-Консалтинг», партнер ЭОС на территории Западной и Восточной Сибири.

Об особенностях проекта и эффекте от внедрения СЭД рассказал в интервью порталу «Вечерний Барнаул» Сергей Миев, заместитель начальника управления информационных технологий и связи Алтайского края. «В крае создана единая система электронного документооборота, участниками которой являются Администрация края, все краевые органы исполнительной власти, представительство Алтайского края при Правительстве России, МФЦ. На данном этапе доля электронного документооборота между органами исполнительной власти составляет 60 процентов», – сообщил он.

Проект начинался с создания локальных систем в органах власти. Первые рабочие места СЭД «ДЕЛО» были установлены в общем отделе Администрации края, Главном управлении сельского хозяйства и Главном управлении экономики и инвестиций. В дальнейшем шло постепенное расширение числа структур, охваченных СЭД, увеличивалось количество рабочих мест, внедрялись дополнительные опции и подсистемы («Поточное сканирование»«Архивное ДЕЛО» и др.).

С принятием в эксплуатацию в 2009 году защищенной корпоративной сети передачи данных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления Алтайского края была организована совместная работа систем документооборота органов исполнительной власти. Из Администрации края карточки зарегистрированных документов, поручения и отсканированные тексты направлялись и регистрировались в автоматическом режиме в системах участников документооборота.

В 2011 году в целях совершенствования системы документационного обеспечения управленческой деятельности органов исполнительной власти Алтайского края было принято решение объединить разрозненные программы автоматизации в единую систему электронного документооборота. В декабре распоряжением Администрации края был утвержден «Регламент работы в Единой системе электронного документооборота Администрации Алтайского края и органов исполнительной власти Алтайского края», который определил основные принципы и правила работы в единой системе. С 2012 года ЕСЭД заработала в полном объеме. Было создано единое хранилище всех документов, внедрены унифицированные технологии работы с управленческими документами.

«Применение единой системы обеспечило доступ пользователей к регистрационным карточкам документов, поручениям и текстам документов с момента их создания или внесения изменений, а также контроль всех этапов исполнения документов; повысило исполнительскую дисциплину при подготовке документов и выполнении поручений. Пользователям системы стали доступны сведения об исполнителях и ходе работы с документами в других организациях, при этом их действия протоколируются», – рассказал Сергей Миев. Он подчеркнул, что в конечном итоге сокращается время работы с документами, увеличивается скорость принятия управленческих решений.

С начала 2013 года в Администрации внедрена подсистема, позволяющая автоматически размещать информацию о ходе рассмотрения обращений граждан, поступивших из Администрации Президента Российской Федерации, в «Личных кабинетах» заявителей. Модуль для интеграции системы электронного документооборота «ДЕЛО» с сайтом Президента России www.kremlin.ru разработан специалистами компании «КС-Консалтинг». Заявители получили доступ в раздел «Личный кабинет», где размещаются результаты рассмотрения их обращений в Интернет-приемную Президента Российской Федерации и в Интернет-приемную Администрации Алтайского края.

В текущем году Администрация Алтайского края провела серьезную работу по развитию проекта: было увеличено число пользователей СЭД, закуплены дополнительные подсистемы, опции и модули. С января по ноябрь 2014 года для обеспечения работы в единой системе администраций городов и районов края, ряда подведомственных организаций было закуплено около 50 дополнительных рабочих мест СЭД «ДЕЛО», порядка 400 – «ДЕЛО-Web», около 200 лицензий на опцию «ЭП и шифрование», а также подсистемы «Мониторинг документов»«Сервер электронного взаимодействия»«Сервер удаленной проверки ЭП». Для обеспечения доступа в СЭД руководителей были закуплены лицензии на подсистему «АРМ Руководителя» (6 мест).

Был сделан ряд серьезных шагов в направлении развития электронного документооборота. В 2014 году постановлением Администрации края установлено равенство собственноручной подписи и электронной подписи в СЭД, что позволяет реализовать электронное взаимодействие между участниками системы в полном объеме. В тестовом режиме отработано согласование проектов документов в электронном виде. Кроме этого, был проведен комплекс работ для подключения ЕСЭД к системе межведомственного электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти (МЭДО).

Проведена и большая организационная работа. В текущем году утверждена новая Инструкция по делопроизводству, которая формально закрепила правила и требования к работе в ЕСЭД. В рамках подготовки к использованию СЭД в аппарате Администрации края прошло обучение нескольких групп пользователей, ранее не имевших доступа в систему.

«В настоящее время внедрено более 800 рабочих мест. Обеспечен электронный документооборот с Управлением Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций. Из системы документооборота нормативные правовые документы направляются для официального опубликования на Официальный интернет-портал правовой информации (pravo.gov.ru). С использованием электронной почты осуществляется автоматическая рассылка документов в подведомственные организации», – рассказал Сергей Миев. Говоря об эффекте от внедрения системы, он подчеркнул, что, помимо расширения количества рабочих мест, обеспечения бесперебойной работы на первый план выходит необходимость организации эффективной работы пользователей. «Система из инструмента делопроизводителей стала уникальной информационной базой для государственных и муниципальных служащих, содержащей более 600 тысяч отсканированных документов, и должна давать отдачу так же, как и другие системы, как, например, уже известные всем потребителям «Кодекс», «Гарант», – резюмировал Сергей Миев.

Напомним, что на базе СЭД «ДЕЛО» региональные системы управления документами, объединяющие органы власти с подключением муниципального звена, созданы в десятках субъектов Российской Федерации. Наиболее масштабные проекты реализованы в Липецкой, Калининградской, Ростовской, Тульской областях, республиках Дагестан, Саха (Якутия), Северная Осетия-Алания, Хакасия, Забайкальском, Камчатском краях, Ханты-Мансийском, Ненецком АО и других.

Справка:

Управление информационных технологий и связи Алтайского края создано Указом Губернатора Алтайского края от 17.10.2013 № 51. К числу его полномочий относится развитие и функционирование Единой системы электронного документооборота Администрации края и органов исполнительной власти Алтайского края, а также обеспечение взаимодействия ЕСЭД с информационной системой Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций и официальным сайтом Администрации края.

При подготовке информации использованы:

материалы портала «Вечерний Барнаул»

документы официального сайта управления информационных технологий и связи Алтайского края

материалы сайта компании «КС-Консалтинг