Электронные офисные системы

Cистемы управления корпоративным контентом

Archive for января, 2015

29 января
0Comments

Алтайский государственный университет внедряет СЭД «ДЕЛО»

К числу высших учебных заведений России, использующих для автоматизации управления внутренними документопотоками продукты ЭОС, присоединился ФГБОУ ВПО «Алтайский государственный университет». Во второй половине 2014 года, компания «КС-Консалтинг», партнер ЭОС в Сибири, осуществила поставку комплекта лицензий на СЭД «ДЕЛО» и подсистему «ДЕЛО-WEB» для нужд учебного заведения. Программный продукт был приобретен вузом на льготных условиях – с 50% скидкой (на такую скидку в рамках «Академической лицензии» имеют право учебные заведения, приобретающие программные продукты ЭОС для собственных управленческих нужд).

Алтайский государственный университет – первый и единственный классический вуз Алтайского края, который сегодня является крупнейшим научно-образовательным комплексом региона. Вуз имеет 6 филиалов, расположенных в крупных населенных пунктах края. В университете работает порядка 2000 сотрудников, в числе которых – более 120 докторов и 510 кандидатов наук. За более чем 40-летнюю историю ФГБОУ ВПО «Алтайский государственный университет» подготовил множество высококвалифицированных специалистов, среди которых – известные ученые, политики, государственные деятели, крупные бизнесмены.

Внедрение системы электронного документооборота «ДЕЛО» вуз проводил собственными силами. Ранее в университете использовался программный продукт другого производителя, но в результате его эксплуатации стало очевидно, что высокая цена программного обеспечения и его функциональная ограниченность не отвечают задачам развития информационной инфраструктуры университета. В результате руководством управления документационного обеспечения вуза было принято решение перейти на СЭД «ДЕЛО», отвечающую всем актуальным требованиям.

Алтайский государственный университет закупил у партнера ЭОС, компании «КС-Консалтинг», свыше 80 автоматизированных рабочих мест системы. Кроме этого, специалисты компании-партнера обеспечили техническую поддержку проекта и провели обучение пользователей. Проект со стороны заказчика был реализован силами специалистов управления документационного обеспечения и управления информатизации АГУ. В общей сложности было внедрено 82 автоматизированных рабочих мест пользователей, из них 12 рабочих мест системы ДЕЛО и 70 подсистемы «ДЕЛО-WEB».

На данный момент система полностью внедрена и активно эксплуатируется. Пользователями СЭД «ДЕЛО» стали сотрудники управления документационного обеспечения, а также все специалисты, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях (деканатах факультетов, филиалах, приемных проректоров и др.). На первом этапе в системе  организован учет внутренних документов, входящей и исходящей корреспонденции, создаются и выдаются поручения, автоматизирован контроль исполнения документов, осуществляется пересылка регистрационных карточек (РК) всем заинтересованным лицам и др. В дальнейших планах – переход на электронный документооборот и рассмотрение возможности обмена электронными документами с государственными учреждениями Алтайского края.

Напомним, что компания ЭОС предлагает учебным заведениям России и ближнего зарубежья льготные условия приобретения своих систем. Кроме «Академической лицензии», образовательные организации могут приобрести продукты ЭОС для использования в учебном процессе в рамках программы «Электронный документооборот – со студенческой скамьи!» по специальному прейскуранту и без предоплаты. Участниками данной программы уже стало более 300 учебных заведений, которые получили в общей сложности порядка 14 тысяч автоматизированных рабочих мест. В рамках информационной поддержки образовательных организаций, использующих продукты ЭОС, 3 февраля 2015 года пройдет онлайн-семинар, на котором эксперты компании расскажут о возможностях современных ECM-систем и перспективах их развития.

21 января
0Comments

Компания ЭОС на «Инфофорум 2015»

5-6 февраля 2015 года компания «Электронные Офисные Системы» в очередной раз примет участие в ежегодном Национальном форуме информационной безопасности «Инфофорум», а также выступит в качестве партнера мероприятия. Доклад, представленный вниманию участников форума, будет посвящен опыту автоматизации государственных и муниципальных услуг на базе продуктов ЭОС с созданием единых систем электронных госуслуг в масштабе регионов – от городского поселения до органов власти субъекта.

Национальный форум информационной безопасности «Инфофорум» пройдет в 17-й раз. Инфофорум уже много лет является одним из центральных ежегодных ИТ-саммитов в России. Он фактически выполняет функцию экспертной площадки, где обсуждается широкий спектр вопросов, связанных с развитием информационных технологий, и координатора усилий различных структур по развитию отрасли информационной безопасности. Рекомендации Инфофорума направляются в Правительство РФ. По мнению организаторов, Инфофорум дает представителям ИТ-сектора экономики возможность выйти со своими инициативами и предложениями на самый высокий уровень, а государству, в свою очередь, — быть в курсе последних ИТ-тенденций, понимать, чем живет ИТ-бизнес в России, какие существуют проблемы, достижения и перспективы.

Форум пройдет при организационной поддержке Комитета Государственной Думы Российской Федерации по безопасности и противодействию коррупции, Аппарата Совета Безопасности Российской Федерации, МВД России, Минкомсвязи России, Департамента информационных технологий и связи Правительства Российской Федерации, ФСБ России, Службы специальной связи и информации ФСО России, Центрального Банка Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации и многих других федеральных и региональных ведомств.

Партнерами мероприятия выступают крупнейшие зарубежные и российские компании, осуществляющие деятельность в сфере телекоммуникаций, информационных технологий, связи, производства оборудования, разработки программного обеспечения, информационной безопасности – Microsoft, Huawei, ФГУП «Российская телевизионная и радиовещательная сеть» (РТРС), Samsung Electronics, Positive Technologies, «Энвижн Груп», Oracle и многие другие. Компания «Электронные Офисные Системы» примет участие в мероприятии в качестве одного из ведущих российских разработчиков систем для управления корпоративной информацией и электронного документооборота.

Доклад ЭОС «Опыт комплексной автоматизации государственных и муниципальных услуг на уровне целых регионов» включен в программу секции «Электронные услуги и юридически значимый электронный документооборот: проблемы и решения». На этой площадке будут обсуждаться вопросы, касающиеся правовой базы юридически значимого электронного документооборота, защиты персональных данных при представлении электронных услуг населению, межведомственного электронного взаимодействия, региональные аспекты внедрения электронных услуг для населения, мобильные технологии, обеспечение защищенного электронного документооборота и др.

Мы расскажем о конкретных проектах внедрения систем оказания государственных услуг в различных регионах, реализованных на базе наших продуктов, покажем, как государственные услуги работают в комплексе с системой электронного документооборота. Акцент в докладе будет сделан на комплексных проектах автоматизации – от муниципального звена до региональных профильных ведомств, а также на использовании в этих процессах электронной подписи. Также в рамках форума ЭОС развернет стенд, где покажет свои актуальные разработки.

XVII Национальный форум информационной безопасности «Инфофорум 2015» пройдет в здании Правительства Москвы. Подробнее познакомиться с программой мероприятия и зарегистрироваться для участия можно здесь.

20 января
0Comments

ЭОС проведет цикл интерактивных вебинаров

Выполняя пожелания наших клиентов и партнеров, компания «Электронные Офисные Системы» с февраля текущего года начинает цикл онлайн-семинаров, спикерами которых станут ведущие эксперты ЭОС. Темы вебинаров затронут вопросы, связанные с автоматизацией бизнес-процессов, государственных услуг, управлением совещаниями, документооборотом и информацией, использованием электронной подписи, управлением деловыми процессами и документами с мобильных устройств, созданием электронных архивохранилищ и другие актуальные темы, без знания которых невозможно организовать эффективное управление.

Мы запланировали эту серию вебинаров, как очередной этап эволюции сообщества клиентов и партнеров ЭОС, которое существует в рамках форума на сайте компании и наших групп в социальных сетях. Серия онлайн-семинаров пройдет в формате интерактивного общения – можно будет не только задать вопросы спикерам, но и пообщаться с коллегами, поделиться достижениями и профессиональными секретами.

Слушателей ожидают доклады о возможностях тиражных систем EOS for SharePointeDocLib«ДЕЛО» и др., примеры решенных с помощью этих продуктов задач, интересные кейсы на примерах коммерческих и государственных структур. Мы расскажем:

  • как организовать эффективное управление процессами на Microsoft SharePoint 2013 (о документообороте, управлении совещаниями, подготовке и согласовании договоров, использовании ЭП и т.д.);
  • как с помощью СЭД/ECM-системы организовать электронный документооборот с удаленными подразделениями, филиалами, работать в СЭД удаленно и с мобильных устройств;
  • как создавать хранилища электронных документов (на примере eDocLib и EOS for SharePoint) и как организовать хранилище документов на корпоративном портале на платформе Microsoft SharePoint;
  • как автоматизировать государственные и муниципальные услуги на базе СЭД «ДЕЛО» и EOS for SharePoint.

Также слушателей ожидают:

  • демонстрация бизнес-процессов на мобильных приложениях под различные ОS (iOS, Android, Windows) с акцентом на обеспечение безопасности и защиту информации;
  • пошаговый алгоритм автоматизации управления совещаниями (от подготовки до формирования протоколов по итогам мероприятия) на примере модуля «Управления совещаниями» СЭД EOS for SharePoint;
  • бизнес-кейсы по применению корпоративных мобильных приложений (в том числе с использованием концепции BYOD);
  • рассказ об опыте автоматизации актуальных для государственных органов задач (МЭДО, обращения граждан, законотворческая деятельность и др.);
  • и многое другое.

К участию приглашаем наших клиентов, а также всех тех, кто планирует внедрение СЭД/ECM-систем, мобильных приложений, электронной подписи и др. Семинары также будут полезны всем, кто задумывается о переходе с устаревших и дорогостоящих ИТ-продуктов на более современные и эффективные.

Не упустите шанс пообщаться с экспертами ЭОС в режиме реального времени, задать интересующие вопросы, оперативно получить профессиональную консультацию, высказать пожелания по развитию продуктов ЭОС, а также найти единомышленников или оппонентов из числа коллег. Участие в вебинарах бесплатное, необходима только регистрация.

Первое занятие состоится 10 февраля в 11-00 (время московское). Более подробно с программой онлайн-семинаров можно познакомиться здесь.

19 января
0Comments

МИБ переходит на EOS for Share Point

http://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=169942

Международный инвестиционный банк (МИБ), основными направлениями деятельности которого является поддержка малого и среднего бизнеса в странах, подписавших межправительственное соглашение об образовании, и участие в финансировании социально значимых инфраструктурных проектов, завершил первый этап проекта по автоматизации документооборота на базе решения EOS for SharePoint. Проект стартовал в марте 2014 г., а главной причиной его инициации стала потребность в повышении эффективности управления множеством внутренних документов, курсирующих между различными департаментами МИБ. Фактически у банка отсутствовало единое информационное пространство, что затрудняло поиск необходимых документов, контроль за их прохождением и взаимодействие структур банка в целом.

Почему EOS for SharePoint

Все эти задачи должны были быть решены с переходом на новую систему документооборота, в качестве которой было выбрано решение EOS for SharePoint. Как пояснил Андрей Юферев, руководитель отдела внедрения компании «Юниксофт», которой было доверена реализация проекта, платформа MS SharePoint и разработанное компанией ЭОС решение EOS for SharePoint не ограничивают организацию при автоматизации ее деятельности, ее бизнес-процессов. Кроме того, они позволят и в дальнейшем наращивать функционал внедренной системы без существенного изменения структуры данных, методов и принципов работы пользователей.

«После демонстрации решения заказчику и уточнения его требований к системе мы подготовили документ, в котором обозначили функционал коробочного решения и выделили те функции, которые потребуют доработок, — рассказала г-н Юферев. — На основе этих данных была составлена смета проекта, включающая стоимость услуг внедрения системы, ее настройки и обучения пользователей. В ней также были учтены затраты на обновление аппаратного обеспечения и необходимые доработки ПО».

Было решено реализовывать проект в два этапа, поскольку соответствующее разделение работ значительно упрощает контроль за ходом внедрения и прием уже выполненных частей проекта.

Особенности первого этапа

«Изначально было принято решение сфокусироваться на автоматизации основных задач, связанных с оперативной деятельностью МИБ, — сообщил г-н Юферев. — На первом этапе предстояло автоматизировать места сотрудников, активно участвующих в документообороте банка, а заодно оценить потребность в дополнительных лицензиях для других сотрудников, участвующих в документообороте менее активно».

По его словам, в ходе первого этапа было составлено и утверждено техническое задание на проект и задействованы лицензии гарантированного обслуживания «Участник» и «Читатель», а также лицензии MS SharePoint для функционирования системы. Кроме того, было проведено анкетирование сотрудников МИБ с целью изучения специфики ведения документооборота организации и проанализирована обрабатываемая банком информация. По результатам этой работы в систему документооборота было включено и настроено около 40 групп документов, девять автоматических маршрутов согласования документов, девять шаблонов проектов документов, три печатные формы, а также формы оповещения и уведомления.

Как рассказал г-н Юферев, в настройке системы, создании групп документов, тестировании и опытной эксплуатации системы активно принимали участие коллеги из банка: «С нашей стороны мы привлекли к реализации проекта четырех сотрудников отдела внедрения и сопровождения: двое из них отвечали за техническую реализацию проекта, еще двое — за его организационную составляющую. Со стороны банка в проекте внедрения участвовало много его сотрудников, в частности, в тестировании и опытной эксплуатации принимали активное участие около 100 человек».

Такая вовлеченность в проект представителей банка, по словам Андрея Юферева, позволяла планировать реализацию первого этапа проекта за 60 рабочих дней. Однако реально потребовалось все же несколько больше. «Это было связано с тем, что в преддверие выхода версии EOS for SharePoint 4.0 под платформу MS SharePoint 2013 совместно с разработчиком СЭД и банком было принято решение о внедрении совершенно новой версии системы с новым интерфейсом, — пояснила он. — Фактически это было первое внедрение EOS for SharePoint 4.0 на платформе MS SharePoint 2013. В ходе проекта мы углубили знание платформы, обрели четкое понимание различий между версиями MS SharePoint 2010 и 2013 и получили важный для нас практический опыт, который, безусловно, будем использовать в дальнейших проектах. Думаю, что благодаря накопленному опыту и знаниям будущие проекты можно будет внедрять быстрее».

В итоге в ходе первого этапа в большинстве департаментов и структур МИБ были автоматизированы следующие группы документов: входящие и исходящие письма, нормативные и организационно-распорядительные документы, доверенности, договора. Благодаря этому сегодня в системе документооборота работает (правда, пока в режиме опытной эксплуатации) административно-хозяйственное обеспечение банка, сотрудники отделов документационного обеспечения, управления персоналом, маркетинга, рекламы и клиентской работы, а также отдел кредитования.

Через некоторое время можно будет оценить и эффективность внедрения. «Пока она не оценивалась, — сказал г-н Юферев. — Сложно объективно оценить эффективность внедрения на этапе тестирования системы и опытной эксплуатации. СЭД еще не отлажена на все 100%, движение документов по настроенным маршрутам согласования проходит в тестовом режиме, выявляются мелкие недочеты и пожелания заказчика, которые в рабочем режиме корректируются нашими специалистами».

Впереди второй этап

В связи с этим не определено точно и время начала реализации второго этапа проекта, в рамках которого планируется увеличить число подключенных к СЭД рабочих мест и настроить дополнительный функционал. «Это будут мобильные рабочие места для различных платформ, поддержка сканирования документов, организация подготовки совещаний и заседаний. Кроме того, будет осуществлена миграция данных из прежней системы банка во вновь внедренную, — пояснил г-н Юферев. — Сейчас мы уточняем возможное число пользователей системы, общую рабочую нагрузку, после чего будет принято решение о закупке дополнительных лицензий, опций и выполнении необходимых доработок». По его словам, второй этап проекта предположительно стартует в первой половине 2015 г.

15 января
0Comments

Онлайн-семинар для учебных заведений

3 февраля 2015 года в 11.00 (время московское) в рамках программы «Электронный документооборот – со студенческой скамьи!» компания «Электронные Офисные Системы» проводит онлайн-семинар для преподавателей высших учебных заведений. Эксперты компании расскажут о возможностях современных ECM-систем, перспективах их развития, а также о наиболее востребованных ECM-функциях в настоящее время и на ближайшие годы.

Изменения в подходах к эффективному управлению, необходимость прорыва в развитии экономики, реализация национальной технологической инициативы – все это сегодня требует от высших учебных заведений подготовки современных кадров, способных стать драйверами инноваций. Сформировать таких специалистов, в том числе высококвалифицированных менеджеров, поможет использование в обучении опыта и технологий, которые выбирают ведущие отечественные государственные и коммерческие организации. Сегодня это современные программные продукты, применяемые в эффективном менеджменте – решения для организации коллективной работы, системы электронного документооборота, позволяющие управлять информацией и бизнес-процессами. Рассказать преподавателям о самых популярных отечественных разработках в данной сфере – задача нашего вебинара.

Участники онлайн-семинара смогут познакомиться с системами управления документами и информационными ресурсами организаций, решениями для электронной подписи, корпоративными мобильными приложениями. Знания, полученные на вебинаре, помогут при подготовке к лекциям и практическим занятиям. Мы расскажем:

  • о возможностях коллективной работы в современных СЭД\ECM системах (на примере EOS for SharePoint);
  • об организации электронных хранилищ, управлении совещаниями, портальных решениях, интеграции ECM-систем с мобильными приложениями;
  • об эффективном электронном документообороте и выходе за рамки решения классических задач канцелярии (на примере СЭД «ДЕЛО»);
  • о применении электронной подписи (проблемы, варианты решений криптопровайдеров, приложение EDSIGN);
  • о тенденциях и направлениях развития корпоративных мобильных приложений, примерах их использования в современных организациях;
  • о многом другом.

Приглашаем к участию преподавателей, организаторов учебного процесса и всех сотрудников вузов, кому не безразлично качество обучения студентов и их последующий профессиональный путь.

Напомним, что компания ЭОС в рамках оказания содействия отечественному образованию выделила на льготных условиях для использования в учебном процессе около 14 000 автоматизированных рабочих мест наших программных продуктов. Обучение студентов с использованием этих систем проводят более 300 академий, университетов, институтов, техникумов, колледжей и лицеев России, Беларуси, Украины, Молдовы, Казахстана, Кыргызстана.

Программа онлайн-семинара

Продолжительность онлайн-семинара 1 час. Участие бесплатное. Нужна только регистрация.

Получить более подробную информацию можно:

позвонив по телефону +7 (495) 221-24-31;

написав нам письмо на e-mail: market@eos.ru.