Электронные офисные системы

Cистемы управления корпоративным контентом

Archive for февраля, 2015

26 февраля
0Comments

Администрация Стрежевого подключает eDocLib

Единая информационная система Администрации городского округа Стрежевой (Томская область), базой для которой стали продукты компании ЭОС «ДЕЛО» и eDocLib, масштабируется за счет подключения новых организаций. Проект, реализованный в конце 2012 – 2013 гг. компанией «КС-Консалтинг», партнером ЭОС в Сибири и на Дальнем Востоке, получил дальнейшее развитие: к корпоративному документальному серверу eDocLib получают доступ юридические службы муниципальных учреждений.

Создание единой информационной среды: история проекта

Начало созданию информационной системы управления документами в Администрации города Стрежевой было положено в 2003 году. Для автоматизации обработки основных документопотоков была приобретена СЭД «ДЕЛО». Первыми пользователями стали специалисты Управления делами Администрации городского округа, которые осуществляли следующие операции:

  • регистрация входящей и исходящей корреспонденции (приемная Администрации городского округа Стрежевой);
  • организация работы с обращениями граждан (регистрация, контроль);
  • регистрация муниципальных правовых актов Администрации города (постановлений и распоряжений).

В настоящее время СЭД «ДЕЛО» обеспечивает процессы регистрации входящей и исходящей документации, проектов нормативных актов, листов согласования, подписанных (изданных) правовых актов. Средствами СЭД автоматизированы контроль исполнения поручений и работа с обращениями граждан. В СЭД «ДЕЛО» работают приемная, Управление делами Администрации города, заместители Мэра города, аппарат Думы городского округа. Также система «ДЕЛО» охватывает весь цикл работ с обращениями граждан – от ведения реестра граждан, регистрации обращений, контроля исполнения поручений по обращениям до отправки ответа, формирования отчетности и накопления истории взаимодействия с гражданами. В СЭД фиксируются как письменные, так и устные обращения.

Система управления корпоративной информацией eDocLib используется в органах местного самоуправления городского округа Стрежевой с 2009 года. Данная система выполняет функции корпоративного документального сервера, позволяющего организовать оперативные и архивные структурированные хранилища документов, объединить разнородную информацию пользователей локальных компьютеров в коллективный информационный ресурс и обеспечить доступ к этим данным максимального числа муниципальных служащих.

При этом eDocLib не подменяет собой СЭД «ДЕЛО», а дополняет ее. Система позволяет организовать многопользовательский доступ к документам, а также архивные хранилища в соответствии с установленной номенклатурой дел. В eDocLib созданы и активно используются справочники организаций города и сотрудников органов МСУ. Новые функции системы были освоены уже в рамках интеграционного проекта – eDocLib позволила автоматизировать процесс публикации правовых актов на официальном сайте.

Интеграция систем и модернизация сайта: результаты и перспективы

В конце 2012 – 2013 гг. компанией «КС-Консалтинг» в Администрации ГО Стрежевой был реализован проект по интеграции в единую информационную систему СЭД «ДЕЛО» и ECM-системы eDocLib с модернизированным официальным сайтом муниципалитета. Проект развивался в трех направлениях:

  • перевод сайта на современную систему управления (CMS);
  • создание Интернет-приемной и ее интеграция с СЭД «ДЕЛО»;
  • автоматизация процессов публикации на официальном сайте нормативных правовых актов.

В настоящее время на официальном сайте органов местного самоуправления города создана Интернет-приемная, через которую все желающие могут обратиться в Администрацию городского округа. Автоматизирована выгрузка поступающих в Интернет-приемную обращений в СЭД «ДЕЛО», предусмотрена «обратная связь»: пересылка из СЭД «ДЕЛО» в «Личные кабинеты» заявителей (доступные через Интернет-приемную) сведений о ходе работы с обращением. Также предусмотрена возможность получения заявителем данных сведений по электронной почте.

Благодаря интеграции официального сайта с ECM-системой eDocLib автоматизирована публикация в сети Интернет нормативных документов. Появилась возможность отслеживания истории документа, предоставления сведений о его статусе, о внесении изменений, признании утратившим силу.

В целом процессы правотворчества и доведения подлежащих обнародованию нормативных актов до сведения населения в Администрации города Стрежевой выглядят следующим образом:

  • при запуске проекта документа на согласование в системе «ДЕЛО» регистрируется лист согласования;
  • если требуется проведение публичной экспертизы проекта документа, он регистрируется в системе eDocLib и выгружается на сайт;
  • после прохождения процедуры согласования документ регистрируется в системе «ДЕЛО», затем передается на подпись Мэру городского округа или исполняющему его обязанности заместителю, после чего загружается в систему eDocLib и, если он подлежит публикации, выгружается на сайт.

Сегодня к eDocLib подключены все органы местного самоуправления городского округа Стрежевой:

  • Мэр городского округа
  • Администрация городского округа
  • Дума городского округа
  • Ревизионная комиссия городского округа

Доступ к eDocLib имеют все сотрудники указанных органов. Наиболее востребована документальная база системы сотрудниками Правового управления, Управления делами, экономистами. В декабре прошлого года были закуплены дополнительные лицензии на систему для юристов муниципальных учреждений городского округа. Всего Администрацией Стрежевого с начала использования eDocLib приобретено около 120 автоматизированных рабочих мест.

Подключение учреждений стало новым этапом развития корпоративной информационной системы муниципалитета. Таким способом Администрация города обеспечивает доступ этих организаций к актуальной информации о муниципальных правовых актах – их содержанию, сведениям о внесении изменений и статусе. В планах заказчика – постепенный переход к электронному документообороту, реализация выгрузки данных из СЭД «ДЕЛО» в eDocLib и полная синхронизации баз данных органов местного самоуправления городского округа Стрежевой.

Таким образом, корпоративная информационная система, созданная Администрацией города Стрежевой, не только решает задачи документационного и правового обеспечения аппарата управления, но и позволяет организовать информирование населения о деятельности муниципальных органов. Автоматизация публикации через систему eDocLib проектов правовых актов на официальном сайте дает возможность жителям города Стрежевой участвовать в их обсуждении. Кроме этого, через интеграцию с официальным сайтом системы «ДЕЛО» обеспечен доступ заявителям к актуальной информации о рассмотрении их обращений в Администрацию. Еще одна задача, которую решил интеграционный проект – создание и поддержание в актуальном состоянии на официальном сайте города Стрежевой общедоступной базы муниципальных правовых актов, подлежащих опубликованию.

Напомним, что ставшие основой для создания единой информационной системы Администрации города Стрежевой разработки ЭОС («ДЕЛО» и eDocLib)являются популярными продуктами для автоматизации управленческих процессов. Если говорить о муниципальных проектах, самое крупное внедрение eDocLib в органах местного самоуправления (по числу рабочих мест) осуществлено в г. Коврове Владимирской области. СЭД «ДЕЛО» – многолетний лидер отечественного рынка СЭД по количеству АРМ в данном сегменте государственного сектора. Кроме того, платформа eDocLib часто используется как база для создания прикладных конфигураций: компанией ЭОС и партнерами созданы такие решения, как «eDocLib: Актив Бизнес»«eDocLib: Хранение и оцифровка»«eDocLib: Реестры НКО»«Электронная амбулаторная история болезни» (ЭлАИБ)«Приемная Руководителя», а также совместное с Ростелекомом SaaS-решение «О7.ДОК».

24 февраля
0Comments

Очередной вебинар ЭОС состоится 3 марта в 11-00

3 марта в 11-00 (время московское) компания «Электронные Офисные Системы» проводит очередное интерактивное занятие из запланированной серии вебинаров по актуальным вопросам автоматизации управления бизнес-процессами и электронным документооборотом. Спикер компании ЭОС, главный специалист управления маркетинга Дмитрий Матвеев, обсудит с участниками вебинара блок вопросов, которые отражают важнейшие тенденции в развитии систем управления корпоративным контентом последних лет.
Тема семинара – «Документооборот с удаленными подразделениями с использованием СЭД – управление процессами и документооборот с применением ЭП на примере договоров. Документооборот на EOS for SharePoint с применением ЭП». Формирование единого информационно-документационного пространства, объединяющего все структуры организации, в том числе обособленные территориально, рассматривается в настоящее время как один из важнейших резервов эффективного управления. В портфолио компании «Электронные Офисные Системы» множество проектов, которые предусматривают организацию документационного взаимодействия с подразделениями, расположенными на значительном удалении от центрального офиса и при этом вовлеченными в процессы исполнения документов, согласования проектов и иные процедуры работы со служебной информацией. Дмитрий Матвеев познакомит слушателей с функционалом, обеспечивающим данные процессы в «коробочных» системах ЭОС – СЭД «ДЕЛО» и EOS for SharePoint.

Главными темами семинара станут:

  • организация документооборота и непрерывных деловых процессов в едином информационном пространстве с удаленными подразделениями (филиалами, представительствами, дочерними компаниями и др.) в территориально распределенных структурах;
  • использование электронной подписи в качестве важного механизма обеспечения целостности, актуальности документа и подтверждения его авторства (процессы обработки, согласования и подписания документов, в том числе договоров);
  • организация юридически значимого электронного документооборота;
  • автоматизация бизнес-процессов (на примерах проектов компании ЭОС и партнеров).
Участники вебинара смогут участвовать в обсуждении в режиме онлайн, а также задавать вопросы спикеру и друг другу. Здесь же можно будет обменяться опытом успешных внедрений и высказать предложения разработкам по развитию и поддержке продуктов.
К участию приглашаем наших клиентов, а также всех тех, кто планирует внедрение СЭД/ECM-систем, электронной подписи и др. Регистрация на вебинар открыта, участие бесплатное. С темами всех онлайн-семинаров запланированной серии можно ознакомиться на сайте ЭОС в разделе «Календарь мероприятий/Веб-семинары». Здесь же можно сразу зарегистрироваться на весь цикл вебинаров.
16 февраля
0Comments

«Вместе мы – сила!» — конференция ЭОС ВД 2015

Новые вызовы рынка и тактика действий в сложных экономических условиях, эффективные методы продвижения продуктов и взаимодействия с клиентами – об этом будут говорить участники традиционной партнерской конференции компании «Электронные Офисные Системы». Мероприятие состоится 20-24 апреля, а местом его проведения станет Казань, один из крупнейших региональных центров развития информационных технологий.

Второй год подряд конференция пройдет за пределами российской столицы – в 2014 году, юбилейном для ЭОС, гостей «Весеннего документооборота» принимал Калининград. В текущем году территорией встречи партнеров станет Республика Татарстан, один из первых регионов, начавших работу с продуктами ЭОС и активно использующих их в настоящее время.

«Вместе мы – сила!» – так звучит девиз конференции. Спад экономики и урезание бюджетов на IT-проекты диктуют новые требования к эффективности внедряемых систем и уровню сервиса. Сложные условия позволяют удержаться на рынке тем компаниям, которые сохраняют и улучшают уровень качества обслуживания, внимательно относятся к каждому клиенту и в полной мере понимают их текущие потребности и возможности – в этом сильная сторона партнерского сообщества ЭОС, наше конкурентное преимущество. Выработать стратегию согласованных действий, объединить интеллектуальные усилия при обсуждении эффективных сегодня методов – этому будет посвящены три дня активной работы, выступления и «круглые столы».

Каждый из рабочих дней конференции пойдет под своим девизом – «Куда идем?», «Как идем?», «С чем идем?» В программу первого дня включены аналитические доклады руководителей компании, посвященные успехам и достижениям за годы работы ЭОС на рынке и итогам партнерской работы. Также мы расскажем об актуальных направлениях и новых акцентах в развитии продуктовой линейки, приоритетах в функционале, интерфейсе, юзабилити, а также поговорим о том, какими мы должны быть сегодня и что можем делать для наших клиентов.

Во второй день участников партнерской встречи ожидает маркетинговый «круглый стол», где мы будем обсуждать методы продвижения продуктов и наиболее эффективные активности в текущей ситуации, стратегии диалога с клиентами, варианты спецпредложений и многое другое. На третий день состоится еще один «круглый стол», который будет посвящен взаимодействию ЭОС и партнеров, их развитию и вопросам техподдержки. По традиции выступят и наши технологические партнеры. Во время проведения конференции лучшие компании-партнеры получат дипломы и награды от ЭОС и спонсоров.

Пленарные заседания, обсуждения и дискуссии мы будем чередовать с активным отдыхом. Неформальная часть «Весеннего документооборота» также будет насыщенной: участники партнерской конференции посетят множество интереснейших мест – запланированы экскурсии на Остров-град Свияжск, обзорная экскурсия по г. Казань, поездки в Раифский Богородицкий мужской монастырь и Волжско-Камский заповедник.

Мероприятие будет широко освещаться в средствах массовой информации как общефедеральных, так и местных, в том числе — в ведущих интернет-изданиях. Зарегистрироваться для участия в конференции можно на сайте ЭОС.

11 февраля
0Comments

ECM с акцентом на юзабилити: трансформация по законам времени

Всего лишь пять-десять лет назад, внедряя на предприятии или в организации какую-либо систему, было необходимо провести серьезное обучение рядовых пользователей. Системы, особенно такие значимые для деятельности компаний, как ERP или СЭД, требовали знаний, умений и определенного периода привыкания от тех, кому предстояло с ними работать. Неудивительно, что зачастую инициаторы проектов сталкивались с сопротивлением и неприятием пользователей, которым было тяжело втягиваться в новые правила. В настоящее время ситуация изменилась радикально: рынок повзрослел, системы стали другими: более дружелюбными и удобными. Яркий пример такой трансформации – ECM-система EOS for Share Point, интерфейс и функционал которой недавно были существенно обновлены.
«За 20 лет работы нашей компании на российском рынке пользователи ИТ-систем очень изменились, – рассказывает Евгений Червяков, заместитель генерального директора компании ЭОС. – Они постоянно общаются в соцсетях, работают в различных приложениях, многое знают и умеют. Они могут сравнивать решения, с которыми приходится взаимодействовать на работе – мы видим, что требования пользователей серьезно увеличиваются. От современных СЭД и ECM ожидают, что они будут удобными для пользователей, интерфейс будет простым и интуитивно понятным – таким, чтобы с первого раза было понятно, что необходимо сделать, чтобы добиться нужного результата. Мы недавно изменили интерфейс наших решений, среди которых и EOS for Share Point, чтобы максимально соответствовать запросам рынка».
Последняя версия EOS for Share Point была выпущена совсем недавно – в конце 2014 г. До этого решение, конечно, также изменялось, но если предыдущие трансформации затрагивали, прежде всего, функционал системы, то новая версия принесла глобальные изменения в ее интерфейс.
EOS for Share Point 4.0 работает на платформе Microsoft SharePoint 2013 – достаточно новом решении, технологически существенно отличающемся от своих предшественников, и одним из важных изменением здесь стали расширенные возможности создания уникального фирменного стиля и дизайна. Именно технологические инновации новой платформы и легли в основу четвертой версии ECM-системы от ЭОС.
Для выпуска новой версии решения ЭОС по результатам внутреннего конкурса выбрал специализирующуюся на разработке интерфейсов компанию «Лаборатория интерактивного дизайна». В результате акцент был сделан на максимально повышении юзабилити системы.
Для EOS for Share Point 4.0 был разработан новый дизайн-шаблон, визуально напоминающий стандартный дизайн SharePoint 2013, но тем не менее совершенно иной. Все изменения были подчинены принципам повышения удобства использования. Чтобы добиться желаемых результатов и сделать интерфейс EOS for Share Point максимально дружелюбным, в ЭОС провели интервью с пользователями решения, собрали и проанализировали их пожелания. В соответствии с полученной информацией были переработаны основные параметры интерфейса.
В EOS for Share Point используется минималистичный дизайн, причем он будет одинаковым практически для всех устройств, что сделает переход с одного на другое «бесшовным», незаметным для пользователя. Также разработчики обновили навигацию, создали специальные трехуровневые фильтры.
«В EOS for Share Point 4.0 мы предлагаем две совершенно новые концепции, два новых подхода к созданию ECM-системы. Первая – это наличие единого универсального рабочего места, – рассказывает Евгений Червяков. – Основное его назначение – предоставить пользователю единый интерфейс, благодаря которому можно работать с любым из модулей, причем делать это привычным, понятным и удобным способом».
На рабочем месте теперь располагается произвольное количество разделов – в зависимости от роли пользователя. Кроме того, на главной странице рабочего места теперь расположен дашборд – специальный набор виджетов, который позволяет в наглядной и сжатой, а потому удобной для восприятия форме представить большое количество данных – например, по стоящим перед сотрудником задачам и их статусе. Все нововведения ориентированы на то, чтобы минимизировать количество необходимых для работы кликов, переходов и позволить пользователю сосредоточиться на самой важной информации и действиях.
Главная страница рабочего места пользователя
рабочий стол
«В большинстве внедрений мы сталкиваемся с тем, что набор действий каждого сотрудника отличается в зависимости от его роли, – продолжает Евгений Червяков, рассказывая о второй концепции. – У секретаря на предприятии одни функции, у руководителя – другие. Мы предлагаем рабочее место, которое уже настроено под типовые задачи определенной категории сотрудников. Их, в свою очередь, можно кастомизировать, ориентируясь на потребности конкретной организации/роли/должности/пользователя».
EOS for Share Point 4.0 представляет собой «коробочное» решение с широкими возможностями кастомизации, благодаря которым можно настроить систему под свои уникальные бизнес-задачи. Если компании удобнее использовать «коробочное» решение, то можно использовать любой из пяти вариантов рабочих мест, изначально настроенных под типовые задачи определенной категории сотрудников. Если же структура и задачи компании требуют нестандартных подходов, то на основе базовых рабочих мест можно легко создать рабочие места, соответствующие запросам.
Экран задач пользователя
Экран задач пользователя
В новой версии решения претерпел существенные изменения и функционал. В частности, произошли существенные изменения на «функциональном» и «технологическом» уровне.
Важным нововведением в области функционала стал модуль «Хранилище файлов». С его помощью можно организовать хранилище любых видов документов – от бухгалтерских счетов-фактур до хранения внутренних нормативных документов. Информация из хранилища будет доступна для всех сотрудников, имеющих доступ к корпоративному порталу, а не только к СЭД. Функционал «Хранилища файлов» позволяет настроить взаимодействие корпоративного портала и СЭД, организовав единое место поиска на рабочем столе. Кроме того, в «Хранилище файлов» созданы справочники, которые можно использовать для настройки доступа, делегировать права управления доступом, предоставлять доступ автоматически. Важной особенностью модуля является его независимость от СЭД и возможность отделения – такой подход позволяет использовать его для организации хранилища документов на корпоративном портале SharePoint.
«Новая версия EOS for Share Point вышла не так давно, но уже пользуется спросом. Если прежним версиям решения удалось, по данным DSS Consulting, занять 2% сегмента СЭД в России, то версия 4.0, на мой взгляд, еще более перспективная, – уверен Евгений Червяков. – Данная версия – это только начало, в скором времени нами будут сделаны дополнительные шаги по улучшению юзабилити. Сейчас мы получаем замечания от пользователей, чтобы понять, в правильном ли направлении движемся. С учетом обратной связи от клиентов мы будем адаптировать решение и вносить изменения в дизайн, так, что выход новой версии не за горами».
10 февраля
0Comments

Проект внедрения СЭДД «ДЕЛО» в органах власти РСО-А

В органах государственной власти Республики Северная Осетия-Алания (РСО-Алания) в ближайшие недели начнется 5-й этап внедрения системы электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД) «ДЕЛО». Проект ведется с 2011 года силами Комитета РСО-Алания по информационным технологиям и массовым коммуникациям при поддержке Администрации Главы РСО-Алания и партнером компании ЭОС — «Бизнес ИТ» (г. Ставрополь). В настоящее время в СЭДД около 900 пользователей, в единую базу данных объединены все органы исполнительной власти РСО-Алания, в органах местного самоуправления РСО-Алания автоматизированы участки регистрации и некоторые отделы. В ходе очередного этапа, с февраля по июнь 2015 года, число автоматизированных мест увеличится на 330, добавятся 5 мест опции «Сканирование» и 5 мест опции «ЭП и шифрование».
Первый этап проекта внедрения в органах государственной власти РСО-Алания системы электронного документооборота, заказчиком которого является Комитет РСО-Алания по информационным технологиям и массовым коммуникациям, стартовал в 2011 году. «Начался проект с проведения анализа различных решений. Мы выбрали несколько СЭД, наиболее распространенных в органах власти в других субъектах РФ, изучили их и пришли к выводу, что СЭД «ДЕЛО» компании ЭОС больше всего подходит нам. Конкурс на исполнение проекта выиграла компания «Бизнес ИТ» – один из территориально близких к нам партнеров ЭОС», — рассказывает председатель Комитета РСО-Алания по информационным технологиям и массовым коммуникациям Сослан Дзансолов. В том же 2011 году было установлены первые 10 рабочих мест системы «ДЕЛО», определены правила настройки по итогам проведенного обследования, проведена настройка системы и заполнение основных справочников.
По результатам тестовой эксплуатации в августе-сентябре 2012 года состоялся 2-й этап внедрения, в рамках которого были дополнительно закуплены и установлены еще 69 клиентских мест системы «ДЕЛО», приобретены 10 мест опции «Сканирование» и управления процессами, а также 2 места «Портфель руководителя».
3-й этап проходил в октябре-декабре 2013 года. За это время было приобретено 430 дополнительных клиентских мест системы «ДЕЛО», что позволило на 100 % обеспечить рабочими местами Администрацию Главы РСО-Алания и Правительства РСО-Алания. Помимо этого было приобретено по 3 рабочих места для каждого органа местного самоуправления РСО-Алания для участков регистрации документов, созданы отдельные базы данных для каждой районной администрации РСО-Алания, приобретено 5 мест опции «Сканирование» для органов исполнительной власти, 2 опции «Сервер электронного взаимодействия» для взаимодействия систем Администрации Главы РСО-Алания и Правительства РСО-Алания с Администрацией местного самоуправления г. Владикавказа.
В апреле 2014 года начался 4-й этап проекта. В рамках него было закуплено и установлено 320 дополнительных рабочих мест СЭДД «ДЕЛО», 10 мест программы «Портфель руководителя», 10 мест опции «Информер» и 5 мест опции «Сканирование». База данных программы была перенесена на более мощный сервер, что позволило повысить производительность работы системы. Был запущен процесс согласования ответов и инициативных писем в электронном виде. К середине 2014 года в системе вели работу 829 пользователей. На начало 2015-го их число изменилось незначительно и, по данным на конец января 2014 года, составило 852. «Мы всегда стараемся запускать новые рабочие места в первой половине года, чтобы на протяжении второго полугодия отрабатывать процессы», — поясняет Сослан Дзансолов.
Активное развитие проекта во многом обуславливается согласованными действиями трех сторон-участников. «Огромный интерес к проекту мы видим со стороны Администрации Главы РСО-Алания, заместитель руководителя которой, Виктор Бочманов, лично курирует развитие СЭДД. Все, что касается установки, продажи лицензий, настройки системы на рабочих местах – в компетенции нашего партнера «Бизнес ИТ». «Партнерством с данным интегратором мы довольны: взаимодействие ведется плотно, работы выполняются качественно, а все вопросы, которые у нас появляются, решаются оперативно. Комитет РСО-Алания по информационным технологиям и массовым коммуникациям, со своей стороны, обеспечивает необходимые административные ресурсы, разрабатывает внутренние регламенты, принимает необходимые для функционирования системы распоряжения. Куратором проекта является заместитель председателя нашего Комитета Алла Хацаева, ей активно помогают специалисты в разных отделах», — говорит Сослан Дзансолов. Доклад о проекте, сделанный Аллой Хацаевой в ходе практической конференции «Новые тенденции и современные технологии в организации электронного документооборота в органах государственной власти и в бизнесе», прошедшей в апреле 2014 года в Ростове-на-Дону, вызвал большой интерес публики и получил резонанс в прессе.
«Четыре года для ИТ-системы – солидный возраст, и сейчас мы воспринимаем развернутую СЭДД «ДЕЛО» уже априори. В системе работают различные категории пользователей – от рядовых специалистов до руководства Республики. Те органы власти, которые проявляли наибольший интерес к проекту, уже охвачены на 100 %: это, в первую очередь, наш Комитет и Министерство образования, практически полностью автоматизирован документооборот в Министерстве экономики и Министерстве труда. Канцелярия главы правительства РСО-Алания уже не принимает у ведомств бумажные документы без копии в электронном виде», — продолжает Сослан Дзансолов.
Ожидается, что новый этап проекта начнется в середине марта 2015 года и завершится к концу полугодия, в ходе него будет открыто 330 новых мест — таким образом, к СЭДД будут подключены практически 90 % всех специалистов органов исполнительной власти РСО-Алания.
«Уже в текущем году мы перейдем к использованию средств криптографии, пилотно начнем внедрять ЭП. На следующем этапе будем подключаться к МЭДО и налаживать обмен электронными документами с федеральными органами власти. В планах также внедрение мобильных приложений. Для обеспечения 100 % охвата, системой «ДЕЛО» необходимо будет оснастить еще порядка 150 рабочих мест. После автоматизации всех органов власти РСО-Алания мы планируем взять безлимитную лицензию и на ее основе продолжать тиражирование СЭДД в подведомственные организации. Цель — установка СЭДД «ДЕЛО» на каждом рабочем месте во всех ведомствах и подведомственных руководству РСО-Алания учреждениях, что позволит полностью отказаться от ряда бумажных документов и писем. Мы будем работать над тем, чтоб СЭД была интегрирована с системой приема граждан и системой межведомственного электронного взаимодействия и автоматизировала как общие процессы документооборота в РСО-Алания, так и предоставление услуг гражданам согласно их обращениям», — делится планами Сослан Дзансолов.
09 февраля
0Comments

EOS for SharePoint в Ставрополькрайводоканал

Одно из крупнейших в регионе предприятий — Государственное унитарное предприятие Ставропольского края «Ставрополькрайводоканал», начало внедрение системы управления корпоративным контентом EOS for SharePoint в сентябре прошлого года. В настоящее время ECM-система EOS for SharePoint используется в центральном офисе ГУП и во всех филиалах предприятия. Проект реализует Группа компаний «Бизнес ИТ», партнер ЭОС в Ставропольском крае.
ГУП СК «Ставрополькрайводоканал» выполняет важнейшую социальную функцию – именно оно предоставляет услуги водоснабжения и водоотведения населению и предприятиям всего края. В структуре ГУПа 26 водоснабжающих филиалов и «Кавминводские очистные сооружения канализации». Общая численность занятых во всех структурных подразделениях ГУП – порядка 8,5 тысяч человек.
Документы, образующиеся в деятельности ГУП СК «Ставрополькрайводоканал» – это не только обычная организационно-распорядительная документация и поручения руководства, но и большое количество договоров с потребителями, конкурсная документация, заявки на приобретение товаров, работ, услуг для осуществления производственно-хозяйственной деятельности филиалов. Кроме этого, предприятие ведет обширную переписку – как с филиалами, так и с внешними контрагентами, результатом чего являются значительный объем документооборота по входящим и исходящим деловым письмам.
До начала проекта процедуры работы с документами на предприятии не были автоматизированы. Обработка и учет документов велись с помощью бумажных журналов регистрации. Пересылка корреспонденции в филиалы и получение документов от них осуществлялись по электронной почте (она также использовалась для согласования проектов документов), факсу и каналам традиционной почты. Такая схема документооборота уже не отвечала актуальным потребностям – специалисты центрального офиса и филиалов часто сталкивались с трудностями, связанными с поиском документов, отслеживанием их движения, а также контролем исполнения.
Таким образом, основной целью проекта стал постепенный перевод работы с документами в электронный вид, что должно было существенно сократить время обработки, прохождения документов, обеспечить эффективную систему контроля. Важно частью проекта стало решение задач коммуникации с филиалами, в том числе при организации бизнес-процессов согласования проектов документов. При выборе системы учитывалась возможность поддержки в дальнейшем силами собственных специалистов предприятия.
В июле 2014 года предприятием были закуплены лицензии системы электронного делопроизводства и документооборота EOS for SharePoint. Проект был разбит на ряд последовательных этапов:

1-Й ЭТАП (СЕНТЯБРЬ-ОКТЯБРЬ 2014)

  • анализ документооборота организации, выявление основных документопотоков и ключевых бизнес-процессов, ориентированных на документы;
  • установка и настройка базы данных EOS for SharePoint согласно запросам и структуре ГУП СК «Ставрополькрайводоканал»;
  • настройка рабочих процессов системы;
  • автоматизация рабочих мест специалистов канцелярии, занимающихся регистрацией входящей, исходящей корреспонденции и обращений граждан, а также контролем;
  • автоматизация рабочих мест ответственных делопроизводителей каждого отдела, а также в удаленных филиалах.

2-Й ЭТАП (ОКТЯБРЬ 2014)

  • индивидуальное обучение работе в системе специалистов ГУП, отвечающих за регистрацию документов и контроль исполнения;
  • групповое обучение работе в системе ответственных делопроизводителей отделов и филиалов;
  • обучение системных технологов, которые в дальнейшем будут сопровождать систему.

3-Й ЭТАП (НОЯБРЬ 2014):

  • разработка дополнительных печатных и отчетных форм;
  • разработка инструкций для пользователей по работе в программе;
  • авторский надзор на этапе опытно-промышленной эксплуатации.

4-Й ЭТАП (ДЕКАБРЬ 2014):

В декабре 2014 года ГУП СК «Ставрополькрайводоканал» закупило дополнительные рабочие места, предназначенные для сотрудников центрального аппарата. Для их внедрения была произведена дополнительная настройка системы, обучены новые пользователи. Также в рамках данного этапа были подключены все филиалы: в них было установлено по одному рабочему месту для документационного взаимодействия с центральным офисом.
В настоящее время система работает в тестовом режиме. Общее количество автоматизированных рабочих мест достигло 120. Уже сейчас некоторые филиалы перешли полностью на электронные журналы (регистрируют и входящие, и исходящие документы только в системе), часть филиалов пока регистрируют исходящие документы.
Таким образом, главными результатами проекта стали:
  • автоматизация регистрации входящих, исходящих документов и обращений граждан, отслеживание их движения в организации;
  • автоматизация согласования нормативных документов, договоров и конкурсной документации (согласование проектов осуществляется в системе в электронном виде);
  • обеспечение взаимодействия с территориально удаленными филиалами посредством EOS for SharePoint, что позволило отслеживать исполнение документов в филиалах и рассмотрение их в центральном офисе;
  • значительное упрощение и ускорение процессов поиска документов;
  • автоматизация работы с заявками на приобретение товаров, работ, услуг для осуществления производственно-хозяйственной деятельности филиалов, что обеспечило «прозрачность» данных процессов и уменьшение сроков согласования;
  • повышение исполнительской дисциплины;
  • обеспечение условий для постепенного перехода к безбумажному электронному документообороту.
Вот как прокомментировала текущие результаты проекта ответственная за внедрение со стороны заказчика заведующая канцелярией ГУП СК «Ставрополькрайводоканал» Жмырко Ольга Викторовна: «Программный продукт EOS for SharePoint мы выбирали осознанно, так как понимаем все преимущества системы для внедрения электронного документооборота на нашем предприятии. Прежде всего, ведение электронного документооборота позволяет грамотно организовать процессы делопроизводства и повысить исполнительную дисциплину. На данном этапе программа функционирует в тестовом режиме, мы анализируем ее плюсы и минусы, усовершенствуем те моменты, которые необходимы именно нашему предприятию. Понять полностью, как работает программный продукт, мы сможем только через месяц, когда электронный документооборот будет полностью внедрен и освоен всеми филиалами и головным офисом и, конечно же, когда будем использовать весь функционал продукта».
Напомним, что система EOS for SharePoint на сегодняшний момент является самым популярным на отечественном рынке ECM-продуктом на базе платформы MS SharePoint. Продукт динамично развивается – в прошлом году ЭОС выпустила новую версию системы для платформы MS SharePoint 2013, разработала новые модули (например, «Управление совещаниями»), обновила мобильные клиенты. Система востребована крупными предприятиями со сложным документооборотом, разнообразными бизнес-процессами, разветвленной структурой. Примерами таких компаний, ранее внедривших EOS for SharePoint, являются ОАО «Калужский двигатель», ГК «Термекс», Группа строительных компаний «ВИС», Московская Пивоваренная Компания и др. Востребована система и в государственном секторе, где сферой ее применения являются проекты комплексной автоматизации, объединяющие, как правило, несколько взаимосвязанных организаций.
06 февраля
0Comments

ЭОС расскажет об эффективном управлении процессами на Microsoft SharePoint 2013

10 февраля в 11-00 (время московское) компания «Электронные Офисные Системы» проводит вебинар на тему: «Эффективное управление процессами на Microsoft SharePoint 2013. Возможности автоматизации управления документами с помощью системы EOS for SharePoint 2013». Дмитрий Матвеев, Главный специалист управления маркетинга, проведет интерактивное онлайн-занятие, на котором расскажет о возможностях системы, новых функциях и интерфейсе версии для SharePoint 2013, а также успешных кейсах клиентов. Вебинар открывает цикл тематических семинаров, которые пройдут с февраля по июнь и будут посвящены наиболее актуальным вопросам автоматизации управления бизнес-процессами и электронным документооборотом.

Вебинар пройдет в интерактивном режиме – вы сможете задать эксперту вопросы, высказать пожелания разработчикам, а также пообщаться с коллегами. Темы, которые мы планируем обсудить:

  • автоматизация бизнес-процессов и управления документами на EOS for SharePoint 2013: как это работает и что вы получаете в результате;
  • секреты работы в системе, юзабилити и интерфейс EOS for SharePoint 2013: как мы облегчаем жизнь пользователям;
  • поддержка и обслуживание: как экономить с EOS for SharePoint;
  • сопутствующие бизнес-процессы: автоматизируем в рамках одной ECM-системы (управление совещаниями, электронное файлохранилище и др.).

Также для вас подготовлены кейсы на примерах клиентов из различных отраслей экономики, уже внедривших EOS for SharePoint.

Ждем ваших вопросов и предложений! Регистрация на вебинар открыта, участие бесплатное. С темами всех онлайн-семинаров запланированной серии можно ознакомиться на сайте ЭОС в разделе «Календарь мероприятий/Веб-семинары». Здесь же можно сразу зарегистрироваться на весь цикл вебинаров или на отдельные занятия.

ЗАРЕГИСТРИРОВАТЬСЯ НА ВЕБИНАР>> 

04 февраля
0Comments

АИК «НАДЗОР» в СУ СК РФ по Республике Башкортостан

Следственные управления Следственного комитета Российской Федерации продолжают внедрение автоматизированного информационного комплекса «НАДЗОР» (АИК «НАДЗОР»), разработанного ЭОС для решения задач по документационному обеспечению деятельности органов прокуратуры и следствия. В декабре 2014 года компания «Медиалюкс», партнер ЭОС, начала работы по реализации первого этапа автоматизации в Следственном управлении Следственного комитета Российской Федерации по Республике Башкортостан.
Следственное управление по Республике Башкортостан является следственным органом Следственного комитета РФ, осуществляющим полномочия в сфере уголовного судопроизводства. Систему следственных органов СК России образуют центральный аппарат СК в Москве и территориальные и специализированные следственные управления, которые в свою очередь имеют подразделения в городах и районах.
Проект в СУ СК РФ по Республике Башкортостан осуществляется в соответствии с приказом СК России от 18.07.2012 № 40 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству Следственного комитета Российской Федерации». Данным документом установлены обязательные в системе Следственного комитета Российской Федерации единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности документов, совершенствования документационного обеспечения, организации и ведения делопроизводства, работы с письменными и устными обращениями, а также осуществления контроля исполнения документов.
До внедрения АИК «НАДЗОР» процедуры обработки документов в СУ СК РФ по Республике Башкортостан не были автоматизированы. На начальной стадии проекта предполагалось перейти от традиционной («бумажной») регистрации документов к электронной форме. В рамках первого этапа был обозначен ряд ключевых задач, решение которых стало основным содержанием данной стадии:
  • автоматизация регистрации корреспонденции, приходящей как в бумажном виде, так и по электронной почте;
  • создание системы контроля исполнения поручений высшего руководства, предусматривающей регистрацию всех поручений, с целью повышения качества их исполнения и уровня исполнительской дисциплины;
  • автоматизация формирование отчетных форм по документообороту для обеспечения информационной поддержки решений руководства;
  • сокращение непроизводительных ручных операций по поиску и обработке информации по документам и поручениям;
  • автоматизация формирования журналов регистрации корреспонденции и уход от бумажной регистрации.
Специалисты компании «Медиалюкс» провели анализ структуры и объема документооборота, а также обследование схемы движения документов внутри организации и способов взаимодействия с внешними корреспондентами. На основании полученных данных была произведена настройка программного обеспечения под структуру организации и особенности документооборота. Настроенная система была установлена на серверное оборудование заказчика, к которому были подключены клиентские рабочие станции. Пользователи заказчика прошли обучение по работе с системой, освоили базовые навыки и основные операции.
В настоящее время система развернута, идет ее постепенное освоение. Проектом предусмотрено оказание консультационной поддержки на период ввода АИК «НАДЗОР» в промышленную эксплуатацию.
Завершением данного этапа станет полный переход к электронной регистрации документов, что станет основой для дальнейшего развития сферы применения АИК «НАДЗОР». В дальнейшем заказчик планирует постепенно перейти на электронное взаимодействие между сотрудниками в процессе работы с документами, поэтапно подключая подразделения, в том числе удаленные (территориальные отделы СУ).
03 февраля
0Comments

Вторая всероссийская конференция «Современный электронный документооборот: практические решения и технологии»

Вторая всероссийская конференция «Современный электронный документооборот: практические решения и технологии»

3 апреля 2015 года в городе Ростов-на-Дону состоится вторая всероссийская конференция «Современный электронный документооборот: практические решения и технологии». Организаторами мероприятия выступают министерство информационных технологий Ростовской области, компания «Электронные офисные системы», группа компаний «Бизнес ИТ» при поддержке Правительства Ростовской области.
Конференция будет интересна для всех, кто хочет быть в курсе последних разработок и направлений в сфере электронного документооборота, узнать, с какими проблемами встречаются органы государственной власти при переходе на электронный документооборот и разобрать способы их решения, а также услышать прогнозы развития данного направления.
Представители государственных органов власти регионов России в рамках своих выступлений поделятся опытом внедрения современных систем электронного документооборота. На конференции будут проведены демонстрации реально реализованных проектов по интеграции и взаимодействию систем электронного документооборота с различными информационными системами, представлены мобильные решения для работы с корреспонденцией, программные продукты, позволяющие взаимодействовать с органами федеральной власти и оказывать государственные услуги в электронном виде.
Все участники смогут задать интересующие вопросы ведущим специалистам и  экспертам в области постановки и автоматизации документооборота, нормативно-правового обеспечения работы с электронными документами, а также получить консультации у разработчиков специализированного программного обеспечения.
Для представителей органов государственной власти будет проведен практикум по использованию мобильного решения и демонстрация работы межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства в Правительстве Ростовской области.
В конференции примет участие широкий состав руководителей и специалистов региональных и муниципальных государственных структур субъектов Российской Федерации.
РЕГИСТРАЦИЯ И ПОДРОБНАЯ ИНФОРМАЦИЯ ПО ТЕЛ. (8652) 991-000
02 февраля
0Comments

Проект внедрения СЭД «ДЕЛО» в АМС г. Владикавказа

Начальник отдела информатизации и защиты информации АМС г.Владикавказа Сослан Александрович БериевВ Администрации местного самоуправления (АМС) г. Владикавказа с 2010 года ведется проект внедрения СЭД «ДЕЛО» (компании ЭОС). В начале 2014 года система была дополнена решением «Архивное Дело», благодаря чему стала возможной поддержка полного жизненного цикла документов. Сегодня решена главная задача проекта – создана и функционирует целостная информационная инфраструктура электронного документооборота. В планах – увеличение числа рабочих мест, в том числе внедрение нескольких мобильных рабочих мест «Дело WEB». Интегратором выступает партнер ЭОС в г. Ставрополе ГК «Бизнес ИТ». О проекте рассказывает начальник отдела информатизации и защиты информации АМС г. Владикавказа Сослан Александрович Бериев.
 — Сослан Александрович, расскажите, пожалуйста, о предпосылках проекта внедрения системы электронного документооборота в Администрации города Владикавказа.
 — В 2009 году у руководства Администрации г. Владикавказа сформировалось четкое понимание, что развитие информационных технологий и информационно-коммуникационной среды для взаимодействия с гражданами стало необходимостью. Путь развития стал очевиден: пришло время внедрения современных масштабных информационных систем. В числе приоритетных направлений было внедрение электронного документооборота: мы изначально понимали, что СЭД – это инструмент автоматизации основной деятельности, результатом которой являются именно документы.
Нам также требовалось решение, которое постоянно совершенствуется разработчиками с учетом изменений в отечественном законодательстве и потребностей заказчиков. Подготовку проекта мы начали с анализа рыночной ситуации. Изучили ряд предложений от лидеров рынка СЭД — по доле проектов в госструктурах и количеству внедренных рабочих мест. Выбор мы остановили на программном продукте СЭД «ДЕЛО» компании «Электронные Офисные Системы». Для обмена опытом наши сотрудники выезжали в ближайшие города, где данная система уже эксплуатировалась. После чего было принято решение о ее внедрении.
 — Какими силами ведется проект?
 — Со стороны Администрации г. Владикавказа в проекте участвуют 4 сотрудника, знающие специфику нашего документооборота и требования к документам: это специалисты Отдела информатизации и защиты информации и Управления документационного обеспечения деятельности АМС и приема граждан, прошедшие обучение и получившие квалификацию технических инженеров и технологов.
Со ставропольской компанией «Бизнес ИТ», партнерами компании ЭОС, мы познакомились в процессе изучения реализованных проектов по внедрению СЭД «ДЕЛО», где данная компания проявила себя как команда высоко профессиональных специалистов. Далее в результате проведения открытого аукциона по внедрению СЭД «ДЕЛО» в Администрации г. Владикавказа компания «Бизнес ИТ» стала победителем. В настоящее время со стороны «Бизнес ИТ» в проекте участвуют 5-6 человек, которые занимаются консультированием, нахождением и устранением неполадок, а также сопровождением системы. По моему мнению, проект стал успешным и показательным во многом благодаря слаженной работе с опытным партнером.
 — Когда стартовало внедрение, какие этапы оно прошло?
 — Внедрение СЭД «ДЕЛО» в АМС г. Владикавказа началось в феврале 2010 года, в марте этого же года система была запущена в промышленную эксплуатацию. На первом этапе внедрения системы было установлено11 рабочих мест для сотрудников Управления документационного обеспечения деятельности АМС и приема граждан, так как это самый важный участок прохождения и контроля поручений и документов администрации, в том числе обращений граждан. В то же время для перевода документов, поступающих в Управление документационного обеспечения деятельности АМС и приема граждан, в электронный вид были приобретены поточные сканеры.
Следующий этап начался в марте 2011 года. Для руководителей и делопроизводителей всех структурных подразделений администрации было приобретено 40 дополнительных рабочих мест СЭД «ДЕЛО». После чего система начала работать во всех отделах, управлениях, комитетах и префектурах муниципалитета. Хочу отметить, что для делопроизводителей СЭД – инструмент автоматизации их основной деятельности.
В 2013 году нами было куплено еще 50 рабочих мест СЭД «ДЕЛО» для сотрудников структурных подразделений, отвечающих за предоставление муниципальных услуг, а также 18 рабочих мест для МБУ «Владикавказский правовой центр». Также приобретен и интегрирован с СЭД программный продукт компании ЭОС — «Архивное Дело». Несмотря на то, что для технических специалистов СЭД «ДЕЛО» и «Архивное Дело» — это два различных продукта, для специалистов-делопроизводителей они должны представлять собой единую систему. На сегодняшний день мы можем не только вести учет документов, но и поддерживать процесс управления документами на протяжении всего жизненного цикла, от создания до уничтожения.
В феврале 2014 года система «Архивное Дело» была запущена в эксплуатацию в структурных подразделениях АМС г. Владикавказа. Была проведена установка серверной части, развернуты 14 клиентских рабочих мест системы, пользователи прошли индивидуальное обучение по курсам «Архивный работник» и «Делопроизводитель». Кроме того, была установлена и настроена опция «Сканирование», ее пользователи обучены по курсу системного технолога системы «Архивное дело», а также разработаны дополнительные формы отчетности СЭД «ДЕЛО».
 — Что представляет собой созданная таким образом система документооборота сегодня?
 — На сегодняшний день в Администрации г. Владикавказа установлено 128 рабочих мест, сформирована большая база электронных документов с учетом их специфики, к базе подключены все отделы, управления, комитеты и префектуры, ведется учет обращений по муниципальным услугам. Каждый специалист Администрации и ее подразделений, ответственный за предоставление муниципальных услуг, может видеть, на каком этапе исполнения находится обращение, какое по нему принято решение и предоставлен ли ответ заявителю. Помимо стандартных задач регистрации входящей и исходящей корреспонденции, а также организационно-распорядительных документов, в системе автоматизирован учет исковых документов и дел.
 — Каковы планы развития СЭД?
 — Одной из основных задач является установка СЭД на каждое рабочее место в структуре Администрации г. Владикавказа и подведомственных учреждений — в общей сложности таких мест около 1 тыс.
Еще одна задача – это юридически значимый электронный документооборот. База для полноценного функционирования такого документооборота еще не подготовлена, но мы будем работать над этим вопросом.
В перспективе планируем приобрести мобильные рабочие места для руководства администрации. Для этого собираемся также использовать программные продукты компании ЭОС.
Но для начала необходимо обеспечить надежную защиту данных с учетом существующих реалий. Данный вопрос отдельно прорабатывается с компанией ЭОС и организациями, занимающимися информационной безопасностью. В перспективе станет необходимой интеграция СЭД и ведомственных информационных систем, предоставляющих электронные услуги и автоматизирующих внутренние деловые процессы, с интеграцией в межведомственный электронный документооборот (МЭДО).