Электронные офисные системы

Cистемы управления корпоративным контентом

11 февраля
0Comments

ECM с акцентом на юзабилити: трансформация по законам времени

Всего лишь пять-десять лет назад, внедряя на предприятии или в организации какую-либо систему, было необходимо провести серьезное обучение рядовых пользователей. Системы, особенно такие значимые для деятельности компаний, как ERP или СЭД, требовали знаний, умений и определенного периода привыкания от тех, кому предстояло с ними работать. Неудивительно, что зачастую инициаторы проектов сталкивались с сопротивлением и неприятием пользователей, которым было тяжело втягиваться в новые правила. В настоящее время ситуация изменилась радикально: рынок повзрослел, системы стали другими: более дружелюбными и удобными. Яркий пример такой трансформации – ECM-система EOS for Share Point, интерфейс и функционал которой недавно были существенно обновлены.
«За 20 лет работы нашей компании на российском рынке пользователи ИТ-систем очень изменились, – рассказывает Евгений Червяков, заместитель генерального директора компании ЭОС. – Они постоянно общаются в соцсетях, работают в различных приложениях, многое знают и умеют. Они могут сравнивать решения, с которыми приходится взаимодействовать на работе – мы видим, что требования пользователей серьезно увеличиваются. От современных СЭД и ECM ожидают, что они будут удобными для пользователей, интерфейс будет простым и интуитивно понятным – таким, чтобы с первого раза было понятно, что необходимо сделать, чтобы добиться нужного результата. Мы недавно изменили интерфейс наших решений, среди которых и EOS for Share Point, чтобы максимально соответствовать запросам рынка».
Последняя версия EOS for Share Point была выпущена совсем недавно – в конце 2014 г. До этого решение, конечно, также изменялось, но если предыдущие трансформации затрагивали, прежде всего, функционал системы, то новая версия принесла глобальные изменения в ее интерфейс.
EOS for Share Point 4.0 работает на платформе Microsoft SharePoint 2013 – достаточно новом решении, технологически существенно отличающемся от своих предшественников, и одним из важных изменением здесь стали расширенные возможности создания уникального фирменного стиля и дизайна. Именно технологические инновации новой платформы и легли в основу четвертой версии ECM-системы от ЭОС.
Для выпуска новой версии решения ЭОС по результатам внутреннего конкурса выбрал специализирующуюся на разработке интерфейсов компанию «Лаборатория интерактивного дизайна». В результате акцент был сделан на максимально повышении юзабилити системы.
Для EOS for Share Point 4.0 был разработан новый дизайн-шаблон, визуально напоминающий стандартный дизайн SharePoint 2013, но тем не менее совершенно иной. Все изменения были подчинены принципам повышения удобства использования. Чтобы добиться желаемых результатов и сделать интерфейс EOS for Share Point максимально дружелюбным, в ЭОС провели интервью с пользователями решения, собрали и проанализировали их пожелания. В соответствии с полученной информацией были переработаны основные параметры интерфейса.
В EOS for Share Point используется минималистичный дизайн, причем он будет одинаковым практически для всех устройств, что сделает переход с одного на другое «бесшовным», незаметным для пользователя. Также разработчики обновили навигацию, создали специальные трехуровневые фильтры.
«В EOS for Share Point 4.0 мы предлагаем две совершенно новые концепции, два новых подхода к созданию ECM-системы. Первая – это наличие единого универсального рабочего места, – рассказывает Евгений Червяков. – Основное его назначение – предоставить пользователю единый интерфейс, благодаря которому можно работать с любым из модулей, причем делать это привычным, понятным и удобным способом».
На рабочем месте теперь располагается произвольное количество разделов – в зависимости от роли пользователя. Кроме того, на главной странице рабочего места теперь расположен дашборд – специальный набор виджетов, который позволяет в наглядной и сжатой, а потому удобной для восприятия форме представить большое количество данных – например, по стоящим перед сотрудником задачам и их статусе. Все нововведения ориентированы на то, чтобы минимизировать количество необходимых для работы кликов, переходов и позволить пользователю сосредоточиться на самой важной информации и действиях.
Главная страница рабочего места пользователя
рабочий стол
«В большинстве внедрений мы сталкиваемся с тем, что набор действий каждого сотрудника отличается в зависимости от его роли, – продолжает Евгений Червяков, рассказывая о второй концепции. – У секретаря на предприятии одни функции, у руководителя – другие. Мы предлагаем рабочее место, которое уже настроено под типовые задачи определенной категории сотрудников. Их, в свою очередь, можно кастомизировать, ориентируясь на потребности конкретной организации/роли/должности/пользователя».
EOS for Share Point 4.0 представляет собой «коробочное» решение с широкими возможностями кастомизации, благодаря которым можно настроить систему под свои уникальные бизнес-задачи. Если компании удобнее использовать «коробочное» решение, то можно использовать любой из пяти вариантов рабочих мест, изначально настроенных под типовые задачи определенной категории сотрудников. Если же структура и задачи компании требуют нестандартных подходов, то на основе базовых рабочих мест можно легко создать рабочие места, соответствующие запросам.
Экран задач пользователя
Экран задач пользователя
В новой версии решения претерпел существенные изменения и функционал. В частности, произошли существенные изменения на «функциональном» и «технологическом» уровне.
Важным нововведением в области функционала стал модуль «Хранилище файлов». С его помощью можно организовать хранилище любых видов документов – от бухгалтерских счетов-фактур до хранения внутренних нормативных документов. Информация из хранилища будет доступна для всех сотрудников, имеющих доступ к корпоративному порталу, а не только к СЭД. Функционал «Хранилища файлов» позволяет настроить взаимодействие корпоративного портала и СЭД, организовав единое место поиска на рабочем столе. Кроме того, в «Хранилище файлов» созданы справочники, которые можно использовать для настройки доступа, делегировать права управления доступом, предоставлять доступ автоматически. Важной особенностью модуля является его независимость от СЭД и возможность отделения – такой подход позволяет использовать его для организации хранилища документов на корпоративном портале SharePoint.
«Новая версия EOS for Share Point вышла не так давно, но уже пользуется спросом. Если прежним версиям решения удалось, по данным DSS Consulting, занять 2% сегмента СЭД в России, то версия 4.0, на мой взгляд, еще более перспективная, – уверен Евгений Червяков. – Данная версия – это только начало, в скором времени нами будут сделаны дополнительные шаги по улучшению юзабилити. Сейчас мы получаем замечания от пользователей, чтобы понять, в правильном ли направлении движемся. С учетом обратной связи от клиентов мы будем адаптировать решение и вносить изменения в дизайн, так, что выход новой версии не за горами».
18 декабря
0Comments

ЭОС расскажет преподавателям вузов о возможностях современных ЕСМ-систем

3 февраля 2015 года в 11.00 (время московское) в рамках программы «Электронный документооборот – со студенческой скамьи!» компания «Электронные Офисные Системы» проводит онлайн-семинар для преподавателей высших учебных заведений. Эксперты компании расскажут о возможностях современных ECM-систем, перспективах их развития, а также о наиболее востребованных ECM-функциях в настоящее время и на ближайшие годы.

Изменения в подходах к эффективному управлению, необходимость прорыва в развитии экономики, реализация национальной технологической инициативы – все это сегодня требует от высших учебных заведений подготовки современных кадров, способных стать драйверами инноваций. Сформировать таких специалистов, в том числе высококвалифицированных менеджеров, поможет использование в обучении опыта и технологий, которые выбирают ведущие отечественные государственные и коммерческие организации. Сегодня это современные программные продукты, применяемые в эффективном менеджменте – решения для организации коллективной работы, системы электронного документооборота, позволяющие управлять информацией и бизнес-процессами. Рассказать преподавателям о самых популярных отечественных разработках в данной сфере – задача нашего вебинара.

Участники онлайн-семинара смогут познакомиться с системами управления документами и информационными ресурсами организаций, решениями для электронной подписи, корпоративными мобильными приложениями. Знания, полученные на вебинаре, помогут при подготовке к лекциям и практическим занятиям. Мы расскажем:

  • о возможностях коллективной работы в современных СЭД\ECM системах (на примере EOS for SharePoint);
  • об организации электронных хранилищ, управлении совещаниями, портальных решениях, интеграции ECM-систем с мобильными приложениями;
  • об эффективном электронном документообороте и выходе за рамки решения классических задач канцелярии (на примере СЭД «ДЕЛО»);
  • о применении электронной подписи (проблемы, варианты решений криптопровайдеров, приложение EDSIGN);
  • о тенденциях и направлениях развития корпоративных мобильных приложений, примерах их использования в современных организациях;
  • о многом другом.

Приглашаем к участию преподавателей, организаторов учебного процесса и всех сотрудников вузов, кому не безразлично качество обучения студентов и их последующий профессиональный путь.

Напомним, что компания ЭОС в рамках оказания содействия отечественному образованию выделила на льготных условиях для использования в учебном процессе около 14 000 автоматизированных рабочих мест наших программных продуктов. Обучение студентов с использованием этих систем проводят более 300 академий, университетов, институтов, техникумов, колледжей и лицеев России, Беларуси, Украины, Молдовы, Казахстана, Кыргызстана.

Программа онлайн-семинара

Продолжительность онлайн-семинара 1 час. Участие бесплатное. Нужна только регистрация.

Получить более подробную информацию можно:

позвонив по телефону +7 (495) 221-24-31;

написав нам письмо на e-mail: market@eos.ru.