Электронные офисные системы

Cистемы управления корпоративным контентом

24 февраля
0Comments

Очередной вебинар ЭОС состоится 3 марта в 11-00

3 марта в 11-00 (время московское) компания «Электронные Офисные Системы» проводит очередное интерактивное занятие из запланированной серии вебинаров по актуальным вопросам автоматизации управления бизнес-процессами и электронным документооборотом. Спикер компании ЭОС, главный специалист управления маркетинга Дмитрий Матвеев, обсудит с участниками вебинара блок вопросов, которые отражают важнейшие тенденции в развитии систем управления корпоративным контентом последних лет.
Тема семинара – «Документооборот с удаленными подразделениями с использованием СЭД – управление процессами и документооборот с применением ЭП на примере договоров. Документооборот на EOS for SharePoint с применением ЭП». Формирование единого информационно-документационного пространства, объединяющего все структуры организации, в том числе обособленные территориально, рассматривается в настоящее время как один из важнейших резервов эффективного управления. В портфолио компании «Электронные Офисные Системы» множество проектов, которые предусматривают организацию документационного взаимодействия с подразделениями, расположенными на значительном удалении от центрального офиса и при этом вовлеченными в процессы исполнения документов, согласования проектов и иные процедуры работы со служебной информацией. Дмитрий Матвеев познакомит слушателей с функционалом, обеспечивающим данные процессы в «коробочных» системах ЭОС – СЭД «ДЕЛО» и EOS for SharePoint.

Главными темами семинара станут:

  • организация документооборота и непрерывных деловых процессов в едином информационном пространстве с удаленными подразделениями (филиалами, представительствами, дочерними компаниями и др.) в территориально распределенных структурах;
  • использование электронной подписи в качестве важного механизма обеспечения целостности, актуальности документа и подтверждения его авторства (процессы обработки, согласования и подписания документов, в том числе договоров);
  • организация юридически значимого электронного документооборота;
  • автоматизация бизнес-процессов (на примерах проектов компании ЭОС и партнеров).
Участники вебинара смогут участвовать в обсуждении в режиме онлайн, а также задавать вопросы спикеру и друг другу. Здесь же можно будет обменяться опытом успешных внедрений и высказать предложения разработкам по развитию и поддержке продуктов.
К участию приглашаем наших клиентов, а также всех тех, кто планирует внедрение СЭД/ECM-систем, электронной подписи и др. Регистрация на вебинар открыта, участие бесплатное. С темами всех онлайн-семинаров запланированной серии можно ознакомиться на сайте ЭОС в разделе «Календарь мероприятий/Веб-семинары». Здесь же можно сразу зарегистрироваться на весь цикл вебинаров.
11 февраля
0Comments

ECM с акцентом на юзабилити: трансформация по законам времени

Всего лишь пять-десять лет назад, внедряя на предприятии или в организации какую-либо систему, было необходимо провести серьезное обучение рядовых пользователей. Системы, особенно такие значимые для деятельности компаний, как ERP или СЭД, требовали знаний, умений и определенного периода привыкания от тех, кому предстояло с ними работать. Неудивительно, что зачастую инициаторы проектов сталкивались с сопротивлением и неприятием пользователей, которым было тяжело втягиваться в новые правила. В настоящее время ситуация изменилась радикально: рынок повзрослел, системы стали другими: более дружелюбными и удобными. Яркий пример такой трансформации – ECM-система EOS for Share Point, интерфейс и функционал которой недавно были существенно обновлены.
«За 20 лет работы нашей компании на российском рынке пользователи ИТ-систем очень изменились, – рассказывает Евгений Червяков, заместитель генерального директора компании ЭОС. – Они постоянно общаются в соцсетях, работают в различных приложениях, многое знают и умеют. Они могут сравнивать решения, с которыми приходится взаимодействовать на работе – мы видим, что требования пользователей серьезно увеличиваются. От современных СЭД и ECM ожидают, что они будут удобными для пользователей, интерфейс будет простым и интуитивно понятным – таким, чтобы с первого раза было понятно, что необходимо сделать, чтобы добиться нужного результата. Мы недавно изменили интерфейс наших решений, среди которых и EOS for Share Point, чтобы максимально соответствовать запросам рынка».
Последняя версия EOS for Share Point была выпущена совсем недавно – в конце 2014 г. До этого решение, конечно, также изменялось, но если предыдущие трансформации затрагивали, прежде всего, функционал системы, то новая версия принесла глобальные изменения в ее интерфейс.
EOS for Share Point 4.0 работает на платформе Microsoft SharePoint 2013 – достаточно новом решении, технологически существенно отличающемся от своих предшественников, и одним из важных изменением здесь стали расширенные возможности создания уникального фирменного стиля и дизайна. Именно технологические инновации новой платформы и легли в основу четвертой версии ECM-системы от ЭОС.
Для выпуска новой версии решения ЭОС по результатам внутреннего конкурса выбрал специализирующуюся на разработке интерфейсов компанию «Лаборатория интерактивного дизайна». В результате акцент был сделан на максимально повышении юзабилити системы.
Для EOS for Share Point 4.0 был разработан новый дизайн-шаблон, визуально напоминающий стандартный дизайн SharePoint 2013, но тем не менее совершенно иной. Все изменения были подчинены принципам повышения удобства использования. Чтобы добиться желаемых результатов и сделать интерфейс EOS for Share Point максимально дружелюбным, в ЭОС провели интервью с пользователями решения, собрали и проанализировали их пожелания. В соответствии с полученной информацией были переработаны основные параметры интерфейса.
В EOS for Share Point используется минималистичный дизайн, причем он будет одинаковым практически для всех устройств, что сделает переход с одного на другое «бесшовным», незаметным для пользователя. Также разработчики обновили навигацию, создали специальные трехуровневые фильтры.
«В EOS for Share Point 4.0 мы предлагаем две совершенно новые концепции, два новых подхода к созданию ECM-системы. Первая – это наличие единого универсального рабочего места, – рассказывает Евгений Червяков. – Основное его назначение – предоставить пользователю единый интерфейс, благодаря которому можно работать с любым из модулей, причем делать это привычным, понятным и удобным способом».
На рабочем месте теперь располагается произвольное количество разделов – в зависимости от роли пользователя. Кроме того, на главной странице рабочего места теперь расположен дашборд – специальный набор виджетов, который позволяет в наглядной и сжатой, а потому удобной для восприятия форме представить большое количество данных – например, по стоящим перед сотрудником задачам и их статусе. Все нововведения ориентированы на то, чтобы минимизировать количество необходимых для работы кликов, переходов и позволить пользователю сосредоточиться на самой важной информации и действиях.
Главная страница рабочего места пользователя
рабочий стол
«В большинстве внедрений мы сталкиваемся с тем, что набор действий каждого сотрудника отличается в зависимости от его роли, – продолжает Евгений Червяков, рассказывая о второй концепции. – У секретаря на предприятии одни функции, у руководителя – другие. Мы предлагаем рабочее место, которое уже настроено под типовые задачи определенной категории сотрудников. Их, в свою очередь, можно кастомизировать, ориентируясь на потребности конкретной организации/роли/должности/пользователя».
EOS for Share Point 4.0 представляет собой «коробочное» решение с широкими возможностями кастомизации, благодаря которым можно настроить систему под свои уникальные бизнес-задачи. Если компании удобнее использовать «коробочное» решение, то можно использовать любой из пяти вариантов рабочих мест, изначально настроенных под типовые задачи определенной категории сотрудников. Если же структура и задачи компании требуют нестандартных подходов, то на основе базовых рабочих мест можно легко создать рабочие места, соответствующие запросам.
Экран задач пользователя
Экран задач пользователя
В новой версии решения претерпел существенные изменения и функционал. В частности, произошли существенные изменения на «функциональном» и «технологическом» уровне.
Важным нововведением в области функционала стал модуль «Хранилище файлов». С его помощью можно организовать хранилище любых видов документов – от бухгалтерских счетов-фактур до хранения внутренних нормативных документов. Информация из хранилища будет доступна для всех сотрудников, имеющих доступ к корпоративному порталу, а не только к СЭД. Функционал «Хранилища файлов» позволяет настроить взаимодействие корпоративного портала и СЭД, организовав единое место поиска на рабочем столе. Кроме того, в «Хранилище файлов» созданы справочники, которые можно использовать для настройки доступа, делегировать права управления доступом, предоставлять доступ автоматически. Важной особенностью модуля является его независимость от СЭД и возможность отделения – такой подход позволяет использовать его для организации хранилища документов на корпоративном портале SharePoint.
«Новая версия EOS for Share Point вышла не так давно, но уже пользуется спросом. Если прежним версиям решения удалось, по данным DSS Consulting, занять 2% сегмента СЭД в России, то версия 4.0, на мой взгляд, еще более перспективная, – уверен Евгений Червяков. – Данная версия – это только начало, в скором времени нами будут сделаны дополнительные шаги по улучшению юзабилити. Сейчас мы получаем замечания от пользователей, чтобы понять, в правильном ли направлении движемся. С учетом обратной связи от клиентов мы будем адаптировать решение и вносить изменения в дизайн, так, что выход новой версии не за горами».
09 февраля
0Comments

EOS for SharePoint в Ставрополькрайводоканал

Одно из крупнейших в регионе предприятий — Государственное унитарное предприятие Ставропольского края «Ставрополькрайводоканал», начало внедрение системы управления корпоративным контентом EOS for SharePoint в сентябре прошлого года. В настоящее время ECM-система EOS for SharePoint используется в центральном офисе ГУП и во всех филиалах предприятия. Проект реализует Группа компаний «Бизнес ИТ», партнер ЭОС в Ставропольском крае.
ГУП СК «Ставрополькрайводоканал» выполняет важнейшую социальную функцию – именно оно предоставляет услуги водоснабжения и водоотведения населению и предприятиям всего края. В структуре ГУПа 26 водоснабжающих филиалов и «Кавминводские очистные сооружения канализации». Общая численность занятых во всех структурных подразделениях ГУП – порядка 8,5 тысяч человек.
Документы, образующиеся в деятельности ГУП СК «Ставрополькрайводоканал» – это не только обычная организационно-распорядительная документация и поручения руководства, но и большое количество договоров с потребителями, конкурсная документация, заявки на приобретение товаров, работ, услуг для осуществления производственно-хозяйственной деятельности филиалов. Кроме этого, предприятие ведет обширную переписку – как с филиалами, так и с внешними контрагентами, результатом чего являются значительный объем документооборота по входящим и исходящим деловым письмам.
До начала проекта процедуры работы с документами на предприятии не были автоматизированы. Обработка и учет документов велись с помощью бумажных журналов регистрации. Пересылка корреспонденции в филиалы и получение документов от них осуществлялись по электронной почте (она также использовалась для согласования проектов документов), факсу и каналам традиционной почты. Такая схема документооборота уже не отвечала актуальным потребностям – специалисты центрального офиса и филиалов часто сталкивались с трудностями, связанными с поиском документов, отслеживанием их движения, а также контролем исполнения.
Таким образом, основной целью проекта стал постепенный перевод работы с документами в электронный вид, что должно было существенно сократить время обработки, прохождения документов, обеспечить эффективную систему контроля. Важно частью проекта стало решение задач коммуникации с филиалами, в том числе при организации бизнес-процессов согласования проектов документов. При выборе системы учитывалась возможность поддержки в дальнейшем силами собственных специалистов предприятия.
В июле 2014 года предприятием были закуплены лицензии системы электронного делопроизводства и документооборота EOS for SharePoint. Проект был разбит на ряд последовательных этапов:

1-Й ЭТАП (СЕНТЯБРЬ-ОКТЯБРЬ 2014)

  • анализ документооборота организации, выявление основных документопотоков и ключевых бизнес-процессов, ориентированных на документы;
  • установка и настройка базы данных EOS for SharePoint согласно запросам и структуре ГУП СК «Ставрополькрайводоканал»;
  • настройка рабочих процессов системы;
  • автоматизация рабочих мест специалистов канцелярии, занимающихся регистрацией входящей, исходящей корреспонденции и обращений граждан, а также контролем;
  • автоматизация рабочих мест ответственных делопроизводителей каждого отдела, а также в удаленных филиалах.

2-Й ЭТАП (ОКТЯБРЬ 2014)

  • индивидуальное обучение работе в системе специалистов ГУП, отвечающих за регистрацию документов и контроль исполнения;
  • групповое обучение работе в системе ответственных делопроизводителей отделов и филиалов;
  • обучение системных технологов, которые в дальнейшем будут сопровождать систему.

3-Й ЭТАП (НОЯБРЬ 2014):

  • разработка дополнительных печатных и отчетных форм;
  • разработка инструкций для пользователей по работе в программе;
  • авторский надзор на этапе опытно-промышленной эксплуатации.

4-Й ЭТАП (ДЕКАБРЬ 2014):

В декабре 2014 года ГУП СК «Ставрополькрайводоканал» закупило дополнительные рабочие места, предназначенные для сотрудников центрального аппарата. Для их внедрения была произведена дополнительная настройка системы, обучены новые пользователи. Также в рамках данного этапа были подключены все филиалы: в них было установлено по одному рабочему месту для документационного взаимодействия с центральным офисом.
В настоящее время система работает в тестовом режиме. Общее количество автоматизированных рабочих мест достигло 120. Уже сейчас некоторые филиалы перешли полностью на электронные журналы (регистрируют и входящие, и исходящие документы только в системе), часть филиалов пока регистрируют исходящие документы.
Таким образом, главными результатами проекта стали:
  • автоматизация регистрации входящих, исходящих документов и обращений граждан, отслеживание их движения в организации;
  • автоматизация согласования нормативных документов, договоров и конкурсной документации (согласование проектов осуществляется в системе в электронном виде);
  • обеспечение взаимодействия с территориально удаленными филиалами посредством EOS for SharePoint, что позволило отслеживать исполнение документов в филиалах и рассмотрение их в центральном офисе;
  • значительное упрощение и ускорение процессов поиска документов;
  • автоматизация работы с заявками на приобретение товаров, работ, услуг для осуществления производственно-хозяйственной деятельности филиалов, что обеспечило «прозрачность» данных процессов и уменьшение сроков согласования;
  • повышение исполнительской дисциплины;
  • обеспечение условий для постепенного перехода к безбумажному электронному документообороту.
Вот как прокомментировала текущие результаты проекта ответственная за внедрение со стороны заказчика заведующая канцелярией ГУП СК «Ставрополькрайводоканал» Жмырко Ольга Викторовна: «Программный продукт EOS for SharePoint мы выбирали осознанно, так как понимаем все преимущества системы для внедрения электронного документооборота на нашем предприятии. Прежде всего, ведение электронного документооборота позволяет грамотно организовать процессы делопроизводства и повысить исполнительную дисциплину. На данном этапе программа функционирует в тестовом режиме, мы анализируем ее плюсы и минусы, усовершенствуем те моменты, которые необходимы именно нашему предприятию. Понять полностью, как работает программный продукт, мы сможем только через месяц, когда электронный документооборот будет полностью внедрен и освоен всеми филиалами и головным офисом и, конечно же, когда будем использовать весь функционал продукта».
Напомним, что система EOS for SharePoint на сегодняшний момент является самым популярным на отечественном рынке ECM-продуктом на базе платформы MS SharePoint. Продукт динамично развивается – в прошлом году ЭОС выпустила новую версию системы для платформы MS SharePoint 2013, разработала новые модули (например, «Управление совещаниями»), обновила мобильные клиенты. Система востребована крупными предприятиями со сложным документооборотом, разнообразными бизнес-процессами, разветвленной структурой. Примерами таких компаний, ранее внедривших EOS for SharePoint, являются ОАО «Калужский двигатель», ГК «Термекс», Группа строительных компаний «ВИС», Московская Пивоваренная Компания и др. Востребована система и в государственном секторе, где сферой ее применения являются проекты комплексной автоматизации, объединяющие, как правило, несколько взаимосвязанных организаций.
19 января
0Comments

МИБ переходит на EOS for Share Point

http://www.pcweek.ru/ecm/article/detail.php?ID=169942

Международный инвестиционный банк (МИБ), основными направлениями деятельности которого является поддержка малого и среднего бизнеса в странах, подписавших межправительственное соглашение об образовании, и участие в финансировании социально значимых инфраструктурных проектов, завершил первый этап проекта по автоматизации документооборота на базе решения EOS for SharePoint. Проект стартовал в марте 2014 г., а главной причиной его инициации стала потребность в повышении эффективности управления множеством внутренних документов, курсирующих между различными департаментами МИБ. Фактически у банка отсутствовало единое информационное пространство, что затрудняло поиск необходимых документов, контроль за их прохождением и взаимодействие структур банка в целом.

Почему EOS for SharePoint

Все эти задачи должны были быть решены с переходом на новую систему документооборота, в качестве которой было выбрано решение EOS for SharePoint. Как пояснил Андрей Юферев, руководитель отдела внедрения компании «Юниксофт», которой было доверена реализация проекта, платформа MS SharePoint и разработанное компанией ЭОС решение EOS for SharePoint не ограничивают организацию при автоматизации ее деятельности, ее бизнес-процессов. Кроме того, они позволят и в дальнейшем наращивать функционал внедренной системы без существенного изменения структуры данных, методов и принципов работы пользователей.

«После демонстрации решения заказчику и уточнения его требований к системе мы подготовили документ, в котором обозначили функционал коробочного решения и выделили те функции, которые потребуют доработок, — рассказала г-н Юферев. — На основе этих данных была составлена смета проекта, включающая стоимость услуг внедрения системы, ее настройки и обучения пользователей. В ней также были учтены затраты на обновление аппаратного обеспечения и необходимые доработки ПО».

Было решено реализовывать проект в два этапа, поскольку соответствующее разделение работ значительно упрощает контроль за ходом внедрения и прием уже выполненных частей проекта.

Особенности первого этапа

«Изначально было принято решение сфокусироваться на автоматизации основных задач, связанных с оперативной деятельностью МИБ, — сообщил г-н Юферев. — На первом этапе предстояло автоматизировать места сотрудников, активно участвующих в документообороте банка, а заодно оценить потребность в дополнительных лицензиях для других сотрудников, участвующих в документообороте менее активно».

По его словам, в ходе первого этапа было составлено и утверждено техническое задание на проект и задействованы лицензии гарантированного обслуживания «Участник» и «Читатель», а также лицензии MS SharePoint для функционирования системы. Кроме того, было проведено анкетирование сотрудников МИБ с целью изучения специфики ведения документооборота организации и проанализирована обрабатываемая банком информация. По результатам этой работы в систему документооборота было включено и настроено около 40 групп документов, девять автоматических маршрутов согласования документов, девять шаблонов проектов документов, три печатные формы, а также формы оповещения и уведомления.

Как рассказал г-н Юферев, в настройке системы, создании групп документов, тестировании и опытной эксплуатации системы активно принимали участие коллеги из банка: «С нашей стороны мы привлекли к реализации проекта четырех сотрудников отдела внедрения и сопровождения: двое из них отвечали за техническую реализацию проекта, еще двое — за его организационную составляющую. Со стороны банка в проекте внедрения участвовало много его сотрудников, в частности, в тестировании и опытной эксплуатации принимали активное участие около 100 человек».

Такая вовлеченность в проект представителей банка, по словам Андрея Юферева, позволяла планировать реализацию первого этапа проекта за 60 рабочих дней. Однако реально потребовалось все же несколько больше. «Это было связано с тем, что в преддверие выхода версии EOS for SharePoint 4.0 под платформу MS SharePoint 2013 совместно с разработчиком СЭД и банком было принято решение о внедрении совершенно новой версии системы с новым интерфейсом, — пояснила он. — Фактически это было первое внедрение EOS for SharePoint 4.0 на платформе MS SharePoint 2013. В ходе проекта мы углубили знание платформы, обрели четкое понимание различий между версиями MS SharePoint 2010 и 2013 и получили важный для нас практический опыт, который, безусловно, будем использовать в дальнейших проектах. Думаю, что благодаря накопленному опыту и знаниям будущие проекты можно будет внедрять быстрее».

В итоге в ходе первого этапа в большинстве департаментов и структур МИБ были автоматизированы следующие группы документов: входящие и исходящие письма, нормативные и организационно-распорядительные документы, доверенности, договора. Благодаря этому сегодня в системе документооборота работает (правда, пока в режиме опытной эксплуатации) административно-хозяйственное обеспечение банка, сотрудники отделов документационного обеспечения, управления персоналом, маркетинга, рекламы и клиентской работы, а также отдел кредитования.

Через некоторое время можно будет оценить и эффективность внедрения. «Пока она не оценивалась, — сказал г-н Юферев. — Сложно объективно оценить эффективность внедрения на этапе тестирования системы и опытной эксплуатации. СЭД еще не отлажена на все 100%, движение документов по настроенным маршрутам согласования проходит в тестовом режиме, выявляются мелкие недочеты и пожелания заказчика, которые в рабочем режиме корректируются нашими специалистами».

Впереди второй этап

В связи с этим не определено точно и время начала реализации второго этапа проекта, в рамках которого планируется увеличить число подключенных к СЭД рабочих мест и настроить дополнительный функционал. «Это будут мобильные рабочие места для различных платформ, поддержка сканирования документов, организация подготовки совещаний и заседаний. Кроме того, будет осуществлена миграция данных из прежней системы банка во вновь внедренную, — пояснил г-н Юферев. — Сейчас мы уточняем возможное число пользователей системы, общую рабочую нагрузку, после чего будет принято решение о закупке дополнительных лицензий, опций и выполнении необходимых доработок». По его словам, второй этап проекта предположительно стартует в первой половине 2015 г.

18 декабря
0Comments

В Алтайском крае СЭД «ДЕЛО» стала уникальной информационной базой для государственных и муниципальных служащих

Система электронного документооборота «ДЕЛО» является самым распространенным решением для построения единых СЭД органов исполнительной власти в субъектах Российской Федерации. Одним из первых регионов, начавших внедрение СЭД «ДЕЛО», является Алтайский край. С начала 2000-х годов здесь реализуются проекты по автоматизации управления документами в органах власти и местного самоуправления, и на сегодняшней день в рамках единой СЭД во властных структурах территории сформировано общее документационное пространство. Поставщиком программного обеспечения и исполнителем проекта по созданию Единой системы электронного документооборота Администрации Алтайского края и органов исполнительной власти Алтайского края (ЕСЭД) является «КС-Консалтинг», партнер ЭОС на территории Западной и Восточной Сибири.

Об особенностях проекта и эффекте от внедрения СЭД рассказал в интервью порталу «Вечерний Барнаул» Сергей Миев, заместитель начальника управления информационных технологий и связи Алтайского края. «В крае создана единая система электронного документооборота, участниками которой являются Администрация края, все краевые органы исполнительной власти, представительство Алтайского края при Правительстве России, МФЦ. На данном этапе доля электронного документооборота между органами исполнительной власти составляет 60 процентов», – сообщил он.

Проект начинался с создания локальных систем в органах власти. Первые рабочие места СЭД «ДЕЛО» были установлены в общем отделе Администрации края, Главном управлении сельского хозяйства и Главном управлении экономики и инвестиций. В дальнейшем шло постепенное расширение числа структур, охваченных СЭД, увеличивалось количество рабочих мест, внедрялись дополнительные опции и подсистемы («Поточное сканирование»«Архивное ДЕЛО» и др.).

С принятием в эксплуатацию в 2009 году защищенной корпоративной сети передачи данных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления Алтайского края была организована совместная работа систем документооборота органов исполнительной власти. Из Администрации края карточки зарегистрированных документов, поручения и отсканированные тексты направлялись и регистрировались в автоматическом режиме в системах участников документооборота.

В 2011 году в целях совершенствования системы документационного обеспечения управленческой деятельности органов исполнительной власти Алтайского края было принято решение объединить разрозненные программы автоматизации в единую систему электронного документооборота. В декабре распоряжением Администрации края был утвержден «Регламент работы в Единой системе электронного документооборота Администрации Алтайского края и органов исполнительной власти Алтайского края», который определил основные принципы и правила работы в единой системе. С 2012 года ЕСЭД заработала в полном объеме. Было создано единое хранилище всех документов, внедрены унифицированные технологии работы с управленческими документами.

«Применение единой системы обеспечило доступ пользователей к регистрационным карточкам документов, поручениям и текстам документов с момента их создания или внесения изменений, а также контроль всех этапов исполнения документов; повысило исполнительскую дисциплину при подготовке документов и выполнении поручений. Пользователям системы стали доступны сведения об исполнителях и ходе работы с документами в других организациях, при этом их действия протоколируются», – рассказал Сергей Миев. Он подчеркнул, что в конечном итоге сокращается время работы с документами, увеличивается скорость принятия управленческих решений.

С начала 2013 года в Администрации внедрена подсистема, позволяющая автоматически размещать информацию о ходе рассмотрения обращений граждан, поступивших из Администрации Президента Российской Федерации, в «Личных кабинетах» заявителей. Модуль для интеграции системы электронного документооборота «ДЕЛО» с сайтом Президента России www.kremlin.ru разработан специалистами компании «КС-Консалтинг». Заявители получили доступ в раздел «Личный кабинет», где размещаются результаты рассмотрения их обращений в Интернет-приемную Президента Российской Федерации и в Интернет-приемную Администрации Алтайского края.

В текущем году Администрация Алтайского края провела серьезную работу по развитию проекта: было увеличено число пользователей СЭД, закуплены дополнительные подсистемы, опции и модули. С января по ноябрь 2014 года для обеспечения работы в единой системе администраций городов и районов края, ряда подведомственных организаций было закуплено около 50 дополнительных рабочих мест СЭД «ДЕЛО», порядка 400 – «ДЕЛО-Web», около 200 лицензий на опцию «ЭП и шифрование», а также подсистемы «Мониторинг документов»«Сервер электронного взаимодействия»«Сервер удаленной проверки ЭП». Для обеспечения доступа в СЭД руководителей были закуплены лицензии на подсистему «АРМ Руководителя» (6 мест).

Был сделан ряд серьезных шагов в направлении развития электронного документооборота. В 2014 году постановлением Администрации края установлено равенство собственноручной подписи и электронной подписи в СЭД, что позволяет реализовать электронное взаимодействие между участниками системы в полном объеме. В тестовом режиме отработано согласование проектов документов в электронном виде. Кроме этого, был проведен комплекс работ для подключения ЕСЭД к системе межведомственного электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти (МЭДО).

Проведена и большая организационная работа. В текущем году утверждена новая Инструкция по делопроизводству, которая формально закрепила правила и требования к работе в ЕСЭД. В рамках подготовки к использованию СЭД в аппарате Администрации края прошло обучение нескольких групп пользователей, ранее не имевших доступа в систему.

«В настоящее время внедрено более 800 рабочих мест. Обеспечен электронный документооборот с Управлением Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций. Из системы документооборота нормативные правовые документы направляются для официального опубликования на Официальный интернет-портал правовой информации (pravo.gov.ru). С использованием электронной почты осуществляется автоматическая рассылка документов в подведомственные организации», – рассказал Сергей Миев. Говоря об эффекте от внедрения системы, он подчеркнул, что, помимо расширения количества рабочих мест, обеспечения бесперебойной работы на первый план выходит необходимость организации эффективной работы пользователей. «Система из инструмента делопроизводителей стала уникальной информационной базой для государственных и муниципальных служащих, содержащей более 600 тысяч отсканированных документов, и должна давать отдачу так же, как и другие системы, как, например, уже известные всем потребителям «Кодекс», «Гарант», – резюмировал Сергей Миев.

Напомним, что на базе СЭД «ДЕЛО» региональные системы управления документами, объединяющие органы власти с подключением муниципального звена, созданы в десятках субъектов Российской Федерации. Наиболее масштабные проекты реализованы в Липецкой, Калининградской, Ростовской, Тульской областях, республиках Дагестан, Саха (Якутия), Северная Осетия-Алания, Хакасия, Забайкальском, Камчатском краях, Ханты-Мансийском, Ненецком АО и других.

Справка:

Управление информационных технологий и связи Алтайского края создано Указом Губернатора Алтайского края от 17.10.2013 № 51. К числу его полномочий относится развитие и функционирование Единой системы электронного документооборота Администрации края и органов исполнительной власти Алтайского края, а также обеспечение взаимодействия ЕСЭД с информационной системой Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций и официальным сайтом Администрации края.

При подготовке информации использованы:

материалы портала «Вечерний Барнаул»

документы официального сайта управления информационных технологий и связи Алтайского края

материалы сайта компании «КС-Консалтинг

18 декабря
0Comments

ЭОС расскажет преподавателям вузов о возможностях современных ЕСМ-систем

3 февраля 2015 года в 11.00 (время московское) в рамках программы «Электронный документооборот – со студенческой скамьи!» компания «Электронные Офисные Системы» проводит онлайн-семинар для преподавателей высших учебных заведений. Эксперты компании расскажут о возможностях современных ECM-систем, перспективах их развития, а также о наиболее востребованных ECM-функциях в настоящее время и на ближайшие годы.

Изменения в подходах к эффективному управлению, необходимость прорыва в развитии экономики, реализация национальной технологической инициативы – все это сегодня требует от высших учебных заведений подготовки современных кадров, способных стать драйверами инноваций. Сформировать таких специалистов, в том числе высококвалифицированных менеджеров, поможет использование в обучении опыта и технологий, которые выбирают ведущие отечественные государственные и коммерческие организации. Сегодня это современные программные продукты, применяемые в эффективном менеджменте – решения для организации коллективной работы, системы электронного документооборота, позволяющие управлять информацией и бизнес-процессами. Рассказать преподавателям о самых популярных отечественных разработках в данной сфере – задача нашего вебинара.

Участники онлайн-семинара смогут познакомиться с системами управления документами и информационными ресурсами организаций, решениями для электронной подписи, корпоративными мобильными приложениями. Знания, полученные на вебинаре, помогут при подготовке к лекциям и практическим занятиям. Мы расскажем:

  • о возможностях коллективной работы в современных СЭД\ECM системах (на примере EOS for SharePoint);
  • об организации электронных хранилищ, управлении совещаниями, портальных решениях, интеграции ECM-систем с мобильными приложениями;
  • об эффективном электронном документообороте и выходе за рамки решения классических задач канцелярии (на примере СЭД «ДЕЛО»);
  • о применении электронной подписи (проблемы, варианты решений криптопровайдеров, приложение EDSIGN);
  • о тенденциях и направлениях развития корпоративных мобильных приложений, примерах их использования в современных организациях;
  • о многом другом.

Приглашаем к участию преподавателей, организаторов учебного процесса и всех сотрудников вузов, кому не безразлично качество обучения студентов и их последующий профессиональный путь.

Напомним, что компания ЭОС в рамках оказания содействия отечественному образованию выделила на льготных условиях для использования в учебном процессе около 14 000 автоматизированных рабочих мест наших программных продуктов. Обучение студентов с использованием этих систем проводят более 300 академий, университетов, институтов, техникумов, колледжей и лицеев России, Беларуси, Украины, Молдовы, Казахстана, Кыргызстана.

Программа онлайн-семинара

Продолжительность онлайн-семинара 1 час. Участие бесплатное. Нужна только регистрация.

Получить более подробную информацию можно:

позвонив по телефону +7 (495) 221-24-31;

написав нам письмо на e-mail: market@eos.ru.

18 декабря
0Comments

Алтайское краевое Законодательное Собрание автоматизирует законотворческую деятельность

К числу региональных органов законодательной власти, использующих для автоматизации правотворческого процесса программные продукты ЭОС и компаний-партнеров, в скором времени присоединится Алтайское краевое Законодательное Собрание. В декабре 2014 года в АКЗС стартовал проект внедрения «Системы автоматизации Законотворческой Деятельности» (САЗД), разработанной ГК «Софтинформбюро» (г. Хабаровск) на базе флагманского программного продукта компании ЭОС – СЭД «ДЕЛО».

Внедрение решения для автоматизации правотворческой деятельности стало очередным этапом развития единой ИТ-системы Алтайского краевого Законодательного Собрания. Информационные технологии уже давно стали частью деловых процессов, позволяя получить максимальный эффект от деятельности аппарата и депутатского корпуса краевого парламента. Так, более 10 лет в АКЗС используется СЭД «ДЕЛО». Эта система в настоящее время охватывает все структурные подразделения аппарата АКЗС, постоянные комитеты, депутатские объединения, приемные руководства и председателей комитетов. «ДЕЛО» позволило наладить должный уровень контроля исполнения, сократить время прохождения документов внутри аппарата, создать общую базу правовых актов, переписки, поручений руководства. Все работы по внедрению СЭД велись компанией «КС-Консалтинг», партнером ЭОС в данном регионе.

Автоматизация основной для Законодательного Собрания деятельности – процесса разработки, обсуждения и принятия законов Алтайского края и постановлений АКЗС – стала основным содержанием следующего этапа формирования единой ИТ-системы краевого парламента. По итогам проведенного аукциона для решения поставленных задач была выбрана «Система Автоматизации Законотворческой Деятельности» (САЗД). Решение, базовым модулем которого является СЭД «ДЕЛО», позволяет пользователям вести законотворческий процесс в единой базе с системой документооборота. Это позволит организовать коллективную работу с проектами правовых актов всех участников процесса – работников аппарата и депутатского корпуса.

Модуль «Работа с заседаниями», являющийся составной частью САЗД, позволяет готовить проект повестки заседаний Законодательного Собрания и комитетов: включать в нее рассматриваемые вопросы (в том числе наименования проектов законов и постановлений), а также определять порядок рассмотрения, время для докладов, продолжительность перерывов и т.д. Также модуль дает возможность фиксировать результаты рассмотрения и принятые решения. Система формирует паспорт законопроекта (историю его прохождения с доступом к связанным документам и вопросам). Подсистема «Мониторинг» обеспечивает формирование в автоматическом режиме отчетности по вводимой информации – как стандартной, свойственной любому документообороту, так и специфической, характерной для законотворческой деятельности (статистики по субъектам права законодательной инициативы, профильным комитетам, тематике; информации об участии депутатов в заседаниях и т.д.).

Напомним, что продукту «Система Автоматизации Законотворческой Деятельности» (САЗД) был посвящен доклад на прошедшей в октябре текущего года юбилейной конференции ЭОС «Осенний документооборот – 2014». Генеральный директор компании «Дилемма» Юрий Кособринов подробно рассказал участникам форума о функционале решения. По его словам, в результате использования САЗД более чем на 30% сокращаются расходы на бумагу, упрощается процесс формирования пакета документов в электронном виде и их рассылка в ведомства, обеспечивается дистанционный доступ к проектам законов и документам в электронном виде. По информации докладчика, на момент проведения форума пользователями САЗД являлись Законодательная Дума Хабаровского края (с августа 2005 года), Законодательное собрание Приморского края (с февраля 2009 года), Дума города Владивостока (с января 2011 года), Государственное собрание (Ил Тумэн) Республики Саха (Якутия) (с октября 2012 года), Законодательная Дума Томской области (с августа 2013 года), Законодательное Собрание Ленинградской области (с октября 2014 года).

Исполнителем проекта в АКЗС является компания «ДиЛеММа» (г. Хабаровск), региональный партнер ЭОС в Дальневосточном ФО, входящая в состав ГК «Софтинформбюро». Во внедрении также принимает участие компания «КС-Консалтинг». В настоящее время проект находится на стадии обследования  действующего документооборота, заключающемся в изучении особенностей учета и движения документов в ходе правотворческой деятельности, определении роли каждого участника в данном процессе. Результатом обследования станет аналитический отчет, содержащий информацию, необходимую для последующей настройки и внедрения программного продукта.

Напомним, что еще одним продуктом ЭОС, который используется для автоматизации законотворческой деятельности, является АСОЗД «Электронный Парламент», разработанная компанией «Офис-Док» на базе EOS for SharePoint.

18 декабря
0Comments

EOS for SharePoint

http://www.eos.ru/eos_products/eos_for_sharepoint/
http://eos4sp.ru/

EOS for SharePoint – портальное решение для создания единого информационного пространства компании, ведения полноценного электронного документооборота и организации совместной работы с документами, в том числе их согласования. Это единственная из российских систем документооборота на SharePoint, которая совмещает преимущества Microsoft SharePoint с российской спецификой документооборота.

В системе реализовано классическое делопроизводство, а именно, весь жизненный цикл документов, настраиваются процедуры регистрации и дальнейшей обработки по видам документов. Реализованы процессы подготовки различных видов документов. Кроме того, поддерживает разнообразные, настраиваемые под специфику вашего предприятия, процедуры обработки документов. В EOS for SharePoint реализована гибкая технология контроля исполнения документов и поручений. Организация повседневной работы пользователей системы с документами осуществлена через персональное рабочее место пользователя – его личный веб-узел для хранения информации, который можно самостоятельно настраивать. СЭД предусматривает возможность использования дополнительных опций, расширяющих ее возможности.

Заказать демо-версию сайта http://eos4sp.ru/about/demo-versiya/
Цена http://www.eos.ru/eos_products/price_RF/EOS_for_SharepointRF.php